Cómo crear una base de conocimientos para la gestión del trabajo de marketing

Las herramientas de gestión del trabajo de marketing pueden beneficiar a su negocio de muchas maneras, incluido el aumento de la productividad y la eficiencia. También ayudan a administrar equipos que trabajan de forma remota. Sin embargo, con todas estas características, es importante que los miembros del equipo sepan cómo usarlas.

La creación de una base de conocimientos para su sistema de gestión del trabajo de marketing es fundamental para garantizar que todos los usuarios estén en sintonía. Estos son algunos consejos sobre qué incluir en su base de conocimientos de gestión del trabajo de marketing.

"La base de conocimientos... es para su equipo y cualquier persona que use la herramienta para que siempre puedan buscar instrucciones y pautas sobre la mejor manera de usar la herramienta", dijo Brianna Miller, directora de marketing y generación de demanda en la firma de análisis de cumplimiento de atención médica Protenus the Aprendermarketing. conferencia.

La herramienta de gestión del trabajo de marketing es esencial para agregar proyectos, enviarlos para su aprobación y compartir otras actualizaciones importantes. En la mayoría de los casos, la comunicación relacionada con los proyectos debe tener lugar dentro de la herramienta de gestión del trabajo.

Si una solicitud de proyecto u otra actualización relacionada con el proyecto llega a través de otro canal, debe haber pautas establecidas sobre cuándo mantener esas actualizaciones donde están y cuándo agregarlas a la herramienta de gestión del trabajo de marketing.

Aquí hay un ejemplo de las pautas a seguir. Su organización puede usar aplicaciones de correo electrónico o mensajería como Slack de manera diferente, pero al menos este es un buen comienzo.

Directrices sobre cómo se puede iniciar una tarea o proyecto

Además, debe tener pautas concretas sobre cómo se puede iniciar un proyecto. Estas políticas deben desglosarse por canal.

Proporcione ejemplos de cómo se deben manejar las solicitudes cuando se reciben a través de:

• Correo electrónico.
• Slack/Teams y otras aplicaciones de mensajería.
• Una reunión (virtual o presencial).
• formularios de consulta

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Pautas sobre quién puede crear un proyecto y cambiar la información clave del proyecto

"Proporcione políticas sobre quién puede crear proyectos y cambiar la información clave del proyecto", dijo Miller. "Esa pequeña cosa puede marcar una gran diferencia porque luego hay un propietario y una persona que sabe cuándo son las fechas de vencimiento y cuándo podría cambiar el proyecto".

Establecer convenciones de nomenclatura para proyectos y tareas

Los títulos claros ayudan a los miembros del equipo a comprender qué tipo de tarea es en la herramienta de gestión del trabajo de marketing. Esto ahorra tiempo y ayuda a evitar errores.

"A pesar de lo excelente que es cada función y herramienta de búsqueda, la creación de títulos claros le ahorrará mucho tiempo a su equipo", dijo Miller.

La convención de nomenclatura de su organización podría considerar el uso de una metodología de "desglose", pasando de términos más generales a palabras más específicas sobre proyectos individuales.

Aquí hay algunas otras reglas para adoptar para las convenciones de nombres de su equipo:

• Utilice números y fechas en el título.
• Agregue contexto nombrando el departamento y el tipo de proyecto.
• Más corto es mejor.
• Use verbos para denotar acciones relacionadas con tareas (escribir, diseñar, diseñar, revisar, etc.).

Políticas sobre procesos en el sistema

Incluya pautas de proceso en su base de conocimientos para que los miembros del equipo sepan cómo proceder al completar tareas y proyectos.

Además, defina claramente la diferencia entre tareas y proyectos y detalle qué procesos se aplican al nivel de tarea frente al nivel de proyecto.

Estos son algunos ejemplos de políticas de proceso:

• Todo el trabajo debe estar documentado en la descripción del puesto.
• La sección de comentarios debe usarse cuando se necesita discutir algo específico de la tarea. Solo si la pregunta se relaciona con el proyecto en su conjunto, se deben hacer comentarios a nivel de proyecto.
• Una vez que el trabajo en la tarea con archivos adjuntos cargados esté listo para su revisión, mencione a los miembros del equipo que necesitan revisión y cambie el estado de la tarea a En revisión.
• Una vez que se completa el proceso de revisión, el propietario de la tarea cambia el estado de la tarea a Completada.
• Cuando se completa un proyecto, el propietario del proyecto debe mover el proyecto a la carpeta Archivada adecuada.

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