Hágalo una vez (y solo una vez) con la automatización del flujo de trabajo

Hay un concepto en la filosofía de la productividad que sugiere que solo lo hagas una vez (OHIO): la idea es que te ocupes de todo lo que pasa por tu escritorio de inmediato, en lugar de perder el tiempo dejándolo a un lado y luego volviendo a él. Para mí y mi equipo, me gusta ir un paso más allá y configurar procesos para que las personas solo tengan que hacer una tarea simple una vez.

"¿Por qué harías algo más de una vez?", puedes preguntar. Puede que no lo creas, pero en muchos casos hacer lo mismo varias veces es parte del trabajo diario. Por ejemplo, usted marca una tarea como completada en su software de administración de productos y luego envía un correo electrónico a su colega para informarle que está lista. Usted ingresa contenido en el CMS para su sitio web y luego copia el mismo contenido en el sistema que usa para su sitio web móvil. Esto no solo es ineficiente, sino que cada vez que ingresa o copia datos de un sistema a otro, corre el riesgo de introducir errores.

En mi último artículo, expliqué cómo almaceno la información de nuevos contactos al ingresarla en un formulario, que luego actualiza una variedad de sistemas diferentes. Esta vez, lo guiaré a través de algunos ejemplos más y explicaré las herramientas de automatización que los hacen posibles.

Publicación cruzada de un sitio web a otro

En el pasado, a menudo publicábamos contenido de uno de nuestros sitios web a otro si el artículo era de interés para ambas audiencias. En lugar de comenzar desde cero, diseñé un flujo de trabajo donde los editores seleccionarían una categoría específica en WordPress (que no se mostraría en el sitio) para indicar que un artículo debería publicarse en ambos sitios.

La captura de pantalla anotada arriba, junto con este zap comúnte da una idea de cómo funcionaba esto. El desencadenante del flujo de trabajo era la publicación de cualquier artículo en la primera página. Primero, Zapier verificó con su función de filtro incorporada si la categoría requerida estaba presente, si no, no pasaría nada más.

Luego, cuando el zap continuó, copió la imagen destacada asociada con el artículo. Esto tomó varios pasos, en parte porque recibíamos muchos errores de tiempo de espera en la segunda página. Resolvimos esto principalmente al obtener el nombre del archivo de imagen destacado, descargar la imagen a nuestro Google Drive si aún no hay un archivo con ese nombre en la carpeta y cargar esa imagen en el segundo sitio de WordPress.

Continuamos teniendo problemas de tiempo de espera, por lo que configuré un paso en el que, si la imagen no se cargaba correctamente en el segundo sitio de WordPress, se elegiría una imagen genérica predeterminada en su lugar. Esto permitió que el proceso continuara en lugar de quedarse atascado con un error.

Finalmente, el sistema creó una nueva publicación en el segundo sitio de WordPress y copió el título, el cuerpo del texto y la imagen destacada. El resto de las imágenes dentro del artículo aún estaban alojadas en el primer sitio, lo que nos pareció correcto. La publicación resultante se configuró en estado Borrador y no se publicó automáticamente, ya que tuvimos que hacer algunas cosas manualmente.

La parte manual (y por qué)

En primer lugar, es posible que el proceso no aborde el problema de la autoría. Debido a que WordPress almacena a los autores como números de identificación, y nuestras identificaciones de autor varían de un sitio a otro, no podíamos simplemente copiar una identificación. Buscamos en Hojas de cálculo de Google números de identificación de un sitio a otro, pero eso era difícil de mantener, por lo que elegimos personalmente al autor.

Nuestras categorías e ID de categoría también difieren de un sitio a otro, lo que significa que categorizamos los elementos después de copiarlos en el segundo sitio. Además, ingresamos al complemento Yoast SEO y etiquetamos la URL original. Esto también nos dio la oportunidad de verificar el artículo antes de publicarlo para asegurarnos de que todo funcionaba según lo previsto.

El envío de formularios continúa

Enviar un formulario es un momento fantástico para desencadenar otros eventos. Para nuestros informes de MarTech Intelligence, utilizamos un formulario para recopilar información sobre proveedores de software en las categorías que cubrimos. Cuando alguien a quien le pedimos que complete un cuestionario hace clic en enviar, completarlo desencadena una serie de procesos.

1. El logotipo de la empresa cargado se agrega a una carpeta dedicada de Google Drive.
2. Las respuestas se copian en un documento de Google, que sirve como punto de partida para un perfil de proveedor. Las partes internas recibirán una notificación por correo electrónico con un enlace al borrador.
3. El remitente recibe una confirmación por correo electrónico.
4. El estado de la tarea ClickUp que representa este perfil de proveedor se actualiza automáticamente para indicar que hemos recibido el envío del formulario.
5. Se publica un comentario en la tarea ClickUp con un enlace al borrador del documento.
6. El análisis del proveedor de las tendencias de la industria va a mi herramienta de almacenamiento de datos no estructurados, Mem, como referencia cuando escribo la parte analítica del informe.
7. El nombre, la empresa y la dirección de correo electrónico del remitente se agregarán a mi directorio de contactos.

Lo guiaré a través de algunos de estos procesos para que pueda ver cómo sucede todo.

Aunque cubrimos muchos tipos de software diferentes en nuestros informes de MarTech Intelligence, utilizamos un solo cuestionario para recopilar información de los proveedores. Este cuestionario utiliza lógica condicional para garantizar que aparezcan las preguntas correctas para la categoría correcta. Esto significa que si cambiamos una pregunta que se requiere para cada proveedor, no tenemos que cambiarla 12 veces en 12 formularios diferentes. También usamos un campo oculto para vincular el formulario a la tarea, para lo cual se envía con una identificación de tarea.

Subir logotipo de la empresa (n.º 1 anterior) utiliza una función simple de JotForm para invocar un webhook en el momento del envío y enviar la imagen cargada a la carpeta correcta de Google Drive.

Creación de un borrador de Google Doc a partir de la entrada del formulario (Número 2) utiliza la funcionalidad nativa de JotForm para enviar un correo electrónico con los datos del formulario cuando se envía. Un desafío común con estos envíos de formularios es que, aunque la lógica condicional evita que se muestren ciertas preguntas a la persona que completa el formulario, esas preguntas (y las preguntas con respuestas en blanco) se devuelven cuando exporta los datos del formulario. Y a medida que nos expandimos para cubrir nuevas categorías, este problema se hace más grande.

Eludimos esto mediante el uso de la función nativa de notificación por correo electrónico, que está configurada para contener solo campos completos. El correo electrónico va a una herramienta de Zapier llamada "Zapier Email Parser" que toma el correo electrónico con todas las preguntas y respuestas (pero solo las relevantes porque los espacios en blanco no se enviaron) y copia el texto sin formato en Google Docs.

No tiene un formato muy agradable, pero es un buen comienzo para poner las respuestas en la herramienta que usaremos para escribir el perfil. El mismo Zap envía un correo electrónico al equipo que trabaja en el informe con un enlace al documento de Google para que podamos empezar a trabajar.

UNConfiguración automática del estado de la tarea ClickUp (Número 4) es algo que implementé recientemente y lo encuentro realmente útil. El envío del formulario activa un webhook de Zapier que pasa el número de identificación de la tarea desde el campo del formulario oculto. Esto activa una POST a la API de ClickUp, que selecciona una casilla de verificación en la tarea vinculada para indicar que se ha enviado el formulario.

Estoy usando la API en lugar de la integración ClickUp nativa de Zapier porque el conector nativo requiere que establezca un alcance, una carpeta y una lista para cada zap, y estoy usando un zap separado (u otra funcionalidad) para cada informe. Con la API, solo necesito proporcionar la identificación única de la tarea ClickUp para trabajar con esa tarea.

Sin embargo, por algún motivo, la API no me permite cambiar el estado de la tarea. Así que tengo una casilla de verificación en el registro de tareas que está en el Esencialmente pregunta "¿Se envió el formulario?" y esta casilla de verificación se marca a través de la API, si es así, uso las automatizaciones nativas de ClickUp para cambiar el estado de la tarea a "Información enviada" y agregar un pequeño comentario al registro, para notificar al oficial.

Sin embargo, este proceso no "sabe" nada sobre el otro Zap que crea el documento de Google, por lo que otra llamada API (número 5) es para Conexión de tarea y diseño.Cada vez que se crea un nuevo documento en la carpeta especificada, Zapier analiza el título del documento y extrae el ID de la tarea (que configuré como la última parte del título).

Con este ID de tarea, utiliza la API ClickUp para PUBLICAR un nuevo comentario en la tarea, proporcionando al asignado la URL de Google Docs.

Tal como aparece en ClickUp

Mientras explico esto, me doy cuenta de que probablemente debería combinar el número 2 y el número 5 en un solo Zap.

¿Vale la pena todo el problema?

Como puede ver, hay mucho trabajo de detalle involucrado en la configuración de estos flujos de trabajo y, como cualquier otro proceso informático, no es muy indulgente: agregue un espacio adicional u omita una barra inclinada y todo falla.

Sin embargo, cuando automatiza procesos que su equipo encuentra una y otra vez en el transcurso de su trabajo diario, la configuración inicial vale la pena. Estamos ejecutando 12 MIR este año, y cada uno de ellos tiene entre 10 y 22 perfiles, por lo que vale la pena configurar esto para mí una vez y potencialmente beneficiarme de él 286 veces solo en 2022. Cuando los flujos de trabajo automatizados como este funcionan sin problemas, elimine una gran cantidad de trabajo tedioso y repetitivo y le permita concentrarse en tareas más creativas y estratégicas.

Sobre el Autor

Pamela Parker es directora de investigación en el estudio de contenido de Third Door Media, donde trabaja con Search Engine Land y MarTech para crear informes de inteligencia de MarTech y otros contenidos detallados para especialistas en marketing digital. Parker es una autoridad respetada en el campo del marketing digital y ha estado informando y escribiendo sobre el tema desde su creación. Ex editora en jefe de ClickZ, también ha trabajado en el lado comercial ayudando a los editores independientes a monetizar sus sitios web.Federated Media Publishing Parker obtuvo una maestría en periodismo de la Universidad de Columbia.