Prácticas recomendadas de gestión del trabajo de marketing: paneles, plantillas y solicitudes

Las herramientas de administración del trabajo de marketing ayudan a los miembros del equipo a colaborar de manera más efectiva, eliminar los silos dentro de la organización y mejorar la eficiencia del trabajo.

Aquí hay tres prácticas recomendadas que permitirán a los equipos aprovechar al máximo su herramienta de gestión del trabajo de marketing.

Use tableros personalizados para equipos, individuos y partes interesadas

"Los tableros serán realmente útiles al usar la herramienta y también ayudarán a garantizar que todos la usen de manera constante", dijo Brianna Miller, directora de marketing y generación de demanda de la firma de análisis de cumplimiento de la atención médica Protenus, en la conferencia Aprendermarketing.

Los paneles de administración del trabajo se pueden usar en tres situaciones principales, cada una con diferentes configuraciones y propósitos.

Tablero del equipo. Todos los proyectos actuales y futuros se pueden ver en el tablero del equipo. Se puede ver y actualizar durante las reuniones del equipo, lo que brinda transparencia a todos los miembros del equipo.

El tablero del equipo es "el lugar donde mapeamos todos los proyectos y los visualizamos en un alto nivel en todo el equipo", explicó Miller. "Todos nuestros equipos tienen acceso a él y lo usamos en todas las reuniones de nuestro equipo".

Tableros individuales. Se deben crear tableros individuales para miembros individuales del equipo para que puedan ver y actualizar los proyectos en los que están trabajando. También puede ver qué elementos están pendientes de revisión o aprobación.

Los tableros individuales también son útiles en las reuniones individuales con los gerentes.

"Los uso con mis subordinados directos para que podamos ver exactamente en qué están trabajando", dijo Miller. "Puedo responder cualquier pregunta que tengan y podemos tener una conversación abierta y transparente al final".

Tablero de partes interesadas de solo lectura. El equipo también puede crear un tablero de solo lectura para las partes interesadas externas, incluidos ejecutivos y clientes.

"Les da una visión general del proyecto, el estado, los plazos y la información importante sin tener que profundizar en los detalles", dijo Miller.

Cree plantillas para proyectos y tareas repetibles

Muchos de los proyectos y tareas en los que trabaja el equipo de marketing se han realizado antes y sus procesos son replicables. Las herramientas de gestión del trabajo permiten a los equipos crear plantillas para estos proyectos repetibles, por lo que los procesos, las tareas y los plazos no tienen que crearse completamente desde Scr Catch cada vez.

"Los usamos todo el tiempo para seminarios web, boletines, ferias comerciales, estudios de casos, cualquier cosa que tenga un proceso regular que en su mayoría seguimos con gran detalle", dijo Miller.

La plantilla asigna automáticamente propietarios de proyectos, propietarios de tareas y revisores a sus tareas en función de plazos preestablecidos, todo lo cual conduce a la nueva "fecha clave" establecida para el nuevo proyecto.

Para que los procesos funcionen sin problemas, las plantillas deben actualizarse regularmente para reflejar nuevas eficiencias u otros cambios realizados en el proceso.

"Normalmente hacemos (una revisión) al menos una vez al año, pero a menudo dos veces al año", explicó Miller. "[We do] Solo una revisión rápida con el equipo y los involucrados en cualquier tipo de proyecto para asegurarnos de que nada se nos escapa o es necesario hacer cambios”.

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Crear y utilizar formularios de solicitud de proyectos

Otra práctica recomendada para las herramientas de gestión del trabajo es crear formularios de solicitud de proyectos. Esto garantiza que todas las solicitudes de nuevos proyectos se realicen de la misma manera y provengan de una sola fuente. Esto es mejor que recibir solicitudes a través de Slack, correo electrónico o reuniones.

Una ventaja de usar formularios de solicitud es que los requisitos del proyecto se pueden incluir en el formulario, lo que hace que toda la información clave necesaria para el proyecto esté más fácilmente disponible desde el principio.

"También ayuda mucho a automatizar el proceso de solicitudes entrantes", dijo Miller. "Entonces, si tiene plantillas configuradas, los proyectos o tareas se pueden crear automáticamente en función de la información que obtiene en el formulario y las plantillas existentes". Puede asignar automáticamente proyectos, [and] Puede crear tareas automáticamente”.

El uso de paneles, plantillas y formularios de solicitud de esta manera permite a las empresas aprovechar al máximo sus herramientas de gestión del trabajo de marketing.

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