He aquí por qué necesita un flujo de trabajo DAM y cómo mapearlo

Un sistema de gestión de activos digitales (DAM) es mucho más que una bóveda virtual para la propiedad intelectual de su empresa. Aumenta la productividad y la eficiencia en la búsqueda y reutilización de activos de marketing a través de la inteligencia artificial y la automatización de un DAM, requiere la captura de flujos de trabajo para que los administradores puedan eliminar las redundancias. Por ejemplo, la mayoría de los sistemas de gestión de activos de marketing (MAM) no pueden crear diferentes versiones de los activos existentes, pero un DAM sí puede.

En lugar de crear una solicitud en una herramienta de gestión de proyectos y luego esperar a que se carguen nuevas versiones de una imagen existente en el MAM, un especialista en marketing podría crear varias versiones en el DAM en cuestión de segundos. Este simple cambio podría ahorrar muchas horas.

Dado que el mayor porcentaje de especialistas en marketing son Millennials o Gen Z que han trabajado durante cinco años o menos, los conceptos de procesos comerciales pueden malinterpretarse. Cuando se les pide que describan sus operaciones diarias, es posible que algunos no puedan explicar el término.

Excavar más hondo: ¡Implementamos DAM! ¿Dónde empiezo?

¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo representa la ruta de principio a fin de un proyecto. Para los administradores de DAM, representa todos los pasos entre la solicitud de un nuevo activo y la entrega de su versión final.

La mayoría de nosotros no pensamos en los pasos que damos para completar tareas comunes, especialmente las que hacemos con más frecuencia. ¿Podrías escribir los pasos que tomas entre decidir ir al supermercado y almacenar los artículos que compraste en tu despensa?

El trabajo de marketing se reduce a una colección de proyectos que contienen tareas que se realizan repetidamente. Si bien el proceso creativo (inspiración, inspiración y activación) suele ser difícil de articular para los escritores, diseñadores y desarrolladores, los productos de trabajo que entregan no lo son.

Cómo esbozar un flujo de trabajo

Aquí hay un ejemplo del flujo de trabajo de un proyecto de marketing típico:

• Una solicitud de proyecto Lo ideal es que se presente en forma de un resumen con instrucciones detalladas sobre el mensaje, la apariencia y los activos específicos necesarios para el proyecto.
• un primer borrador para el cliente, que puede ser una sola parte o varias partes según la complejidad de la solicitud. Un cliente puede solicitar una copia y borradores de diseño por separado o una maqueta completa de los activos con la copia y el diseño en su lugar.
• Una ronda de retroalimentación y revisión donde el cliente envía comentarios y ediciones al equipo creativo.
• Un segundo borrador de entrega si es necesario, con retroalimentación posterior y rondas de revisión hasta que una prueba final pueda estar disponible,
• Un proceso de revisión final donde una o más partes interesadas revisan los activos finales y aprueban cualquier cambio.
• Entrega de la(s) planta(s) final(es) al cliente.
• finalización del proyecto y migración de activos finales a un archivo corporativo.

Cada una de estas fases puede contener una o más tareas individuales, tales como:

• crear gráficos.
• implementar plantillas.
• Obtener la aprobación del gerente de marca para elementos específicos como logotipos.
• Edición y revisión de textos.
• Preguntas y respuestas internas antes de entregar borradores y revisiones a los clientes.
• Revisión legal o reglamentaria de ciertos aspectos del texto o diseño.
• Otros pasos dentro del flujo de aprobación para asegurar el acuerdo entre diferentes departamentos operativos u organizacionales.

Revisar dicho proceso puede ayudar a su equipo a diseñar sus propios procesos.Usando estas fases como hitos, pueden discutir las tareas que están completando para pasar de una fase a la siguiente.

Creación de un diagrama de flujo de trabajo

Muchas plantillas y diagramas de flujo están disponibles para ayudarlo con el flujo de trabajo de mapeo. Algunos están disponibles en su software de escritorio como Word, Excel, PowerPoint o Keynote. Incluso una simple lista de tareas en el Bloc de notas puede ser suficiente. Por ejemplo:

1. solicitud de proyecto
   1. Asignar jefe de proyecto
   2. Asignar redactores y diseñadores gráficos.
   3. Asignar desarrolladores web si es necesario
   4. Seleccionar y revisar plantillas y guías de marca
   5. Escribir la primera copia del borrador
   6. Cree tres maquetas gráficas para que las revise el equipo creativo.

Una plataforma de gestión de proyectos como Adobe Workfront, Confluence, Trello o Asanar puede convertirlos en formularios y plantillas que se rellenan automáticamente, se les asignan fechas y plazos y se envían por correo electrónico a los miembros del proyecto correspondientes.

Configure tareas de flujo de trabajo en su DAM

Algunos DAM tienen funciones que ayudan a acelerar las tareas y eliminar los obstáculos con flujos de trabajo automatizados.

Por ejemplo, Adobe Experience Manager Assets tiene un flujo de trabajo de aprobación de pruebas que envía enlaces a los clientes internos o externos y a las partes interesadas para que puedan aprobar las pruebas sin tener que acceder al DAM.

Una vez que la herramienta de gestión de proyectos está vinculada al DAM a través de la API, el DAM captura y almacena todos los comentarios, revisiones y actualizaciones y envía automáticamente una copia o un enlace por correo electrónico a las partes relevantes.

Esto elimina el paso final de empaquetar y migrar los archivos finales, ya que se convierten instantáneamente en parte del sistema DAM. Esto también facilita que su equipo comparta actualizaciones sobre el trabajo en progreso con los clientes sin innumerables correos electrónicos o carga de documentos confidenciales en nubes externas. tu cortafuegos.

Los flujos de trabajo DAM aumentan la productividad y la eficiencia

Los pasos para completarlo en su mayoría permanecen "en tu cabeza". Pero sin flujos de trabajo compartidos que ahorren tiempo a todos, los equipos no pueden capitalizar la creatividad y las habilidades de los demás.

Una vez que los flujos de trabajo están en su lugar, los administradores de DAM pueden hacer preguntas relevantes sobre los pasos a seguir.

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Las opiniones expresadas en este artículo son las del autor invitado y no necesariamente las de Aprendermarketing.