Cómo definir su estructura de gobierno DAM

Al configurar un nuevo sistema de gestión de activos digitales (DAM), la gobernanza suele estar al final de la lista de tareas pendientes y, en algunos casos, se olvida por completo. Metadatos, formación, etc. ¿También tiene que preocuparse por la gobernanza de inmediato?

Sí. La gobernanza toca todas estas cosas y más. Sin ellos, su DAM puede generar más caos que orden a largo plazo. No se lo salte y no lo empuje hasta el último minuto. Debe existir una estructura de gobierno de DAM desde el comienzo de su viaje de DAM.

¿Qué es la gobernanza DAM?

Como ya sabe, y con suerte no lo aprendió de la manera más difícil, un DAM no se ejecuta solo. No es un sistema que se configura y se olvida.

En el contexto de un DAM, la gobernanza es la práctica de mantener y desarrollar estándares, políticas y mejores prácticas, y abarca a las personas, los procesos y la tecnología involucrados con la gestión de activos digitales en su organización.

La documentación de gobierno define la información, las políticas y las pautas que brindan estabilidad y mantienen su DAM funcionando sin problemas a largo plazo. Este marco evita que su DAM se convierta en un cajón de basura a medida que su negocio y el sistema evolucionan, y a medida que cambian las partes interesadas y los usuarios finales, los compromisos entran y salen de su negocio.

Las políticas de gobierno documentadas respaldan la gestión de riesgos y garantizan la alineación continua con sus objetivos comerciales generales. El gobierno de DAM también incluye el compromiso continuo con las partes interesadas para administrar, cambiar y adaptar su sistema a las necesidades de su organización. Establece y mantiene la comunicación entre todas las partes interesadas relevantes para el éxito sostenible de DAM.

¿Donde debería empezar?

Muchas de las preguntas que se hace al configurar e implementar su DAM son las mismas preguntas en las que debe concentrarse al definir sus políticas de gobierno. ¡Multitarea! Ahórrese la molestia de volver a examinar estas preguntas más adelante definiéndolas y documentando las respuestas desde el principio.

Su documentación de gobernanza será un documento vivo que deberá revisarse y actualizarse periódicamente a medida que su organización y sus prioridades evolucionen. Al igual que el DAM, no se "establece y se olvida". DAM viaje en lugar de esperar hasta que ocurra un problema.

Su plan de gobierno debe abordar las siguientes preguntas:

• ¿Qué va en el DAM?
• ¿Quién tiene acceso al DAM, qué áreas de contenido pueden ver con ese acceso y qué pueden hacer con el contenido que pueden ver?
• ¿Cuáles son las convenciones de nomenclatura requeridas?
• ¿Quién utiliza los metadatos, qué estándares y requisitos deben cumplirse?
• ¿Cómo se maneja el control de versiones?
• ¿Cuáles son sus requisitos reglamentarios y de licencia?
• ¿Cómo se manejan los activos vencidos, cuál es el proceso de archivo?
• ¿Quién es el responsable de la formación?
• ¿Quién es responsable de hacer cumplir y actualizar los estándares y requisitos de DAM?
• ¿Cómo se comunican los cambios y actualizaciones a sus usuarios?
• ¿Cuál es el proceso de notificación si algo sale mal? ¿Quién es responsable de resolver qué tipo de problemas (técnicos, legales, de contenido, etc.)?

¿Te parece abrumadora esta lista en este momento? Luego comience con un objetivo básico y construya a partir de ahí. ¿Por qué existe tu DAM? ¿A quién va dirigido y qué objetivos pretende alcanzar?

Profundice: una guía de 12 pasos para implementar un sistema de gestión de activos digitales

Mantener la paz: trabajar con actores de DAM

Poner sus políticas DAM y los requisitos del proceso en papel es la parte fácil. El trabajo duro entra en juego para generar aceptación y hacer cumplir esas políticas y requisitos.

Es probable que su DAM sea un sistema de nivel empresarial que debe satisfacer las necesidades de departamentos diversos y, en algunos casos, competitivos dentro de su organización Estos departamentos deben tener voz para que su DAM tenga éxito.

No olvide que también tiene partes interesadas en la línea de negocios que no manejan directamente los activos que entran y salen de su DAM, pero que tienen un interés personal en el éxito y la gestión adecuada del sistema. voz Codo a codo con sus equipos creativos y de marketing. El consentimiento en todos los niveles del organigrama, desde el liderazgo hasta los usuarios finales, es fundamental para el éxito de su DAM. Debe observar la experiencia del usuario de DAM desde todos los ángulos para obtener una imagen completa y obtener la mejor experiencia. La clave de todo este trabajo es la comunicación.

Sea minucioso al definir las funciones y responsabilidades de todas las partes interesadas. Deje claro lo que espera de su compromiso con el éxito del DAM. Quiere partes interesadas activas y comprometidas, y si alguien no cumple con las expectativas de su función, debe sentirse con derecho a buscar un reemplazo.

Asegúrese de referirse a los roles en su documentación y no a nombres o títulos específicos del personal. Los empleados dejan la empresa o asumen nuevas responsabilidades internas y los organigramas están cambiando. Cuando los nuevos miembros se unan al equipo DAM, tener roles bien definidos para ellos facilitará la transición.

Del mismo modo, asegúrese de dar siempre la misma voz a todos. Cuando tiene una mezcla de personalidades fuertes en su equipo de partes interesadas de DAM, puede ser difícil no ceder ante la voz más fuerte en la sala o inclinarse ante la parte interesada que tiene la el más grande representa el grupo de usuarios finales.

Puede considerar adoptar una política de votación para las decisiones importantes que afectan a la DAM como parte de su plan de gobierno para brindar a todos la misma oportunidad de opinar sobre el camino a seguir. Todos necesitan sentirse escuchados, de lo contrario, el compromiso se resiente.

El intercambio regular con sus partes interesadas desde el primer día de su viaje DAM pondrá el proyecto en el camino correcto. Comience a organizar reuniones antes de que su DAM se abra a los usuarios finales. Revise y actúe regularmente sobre los comentarios de los usuarios, evalúe si se necesitan cambios en sus procesos y políticas de DAM, y evalúe la posible necesidad de actualizaciones técnicas. Es exponencialmente más difícil capturar la gobernanza en un sistema que ya se está ejecutando. No imposible, pero desafiante.

Si espera para discutir la gobernanza con sus usuarios y partes interesadas hasta que el sistema esté implementado, la mayoría de las decisiones importantes ya se han tomado. Involucrar a todos desde el principio fomenta un sentido de propiedad de la DAM y fomenta la inversión continua en su éxito.

A medida que su DAM pasa por la programación y el mantenimiento, la cadencia de su reunión puede volverse menos frecuente, pero no tiene fin. Las reuniones deben continuar involucrando a las partes interesadas y a los usuarios. Su valor no disminuye una vez que se implementa el DAM y se redacta la documentación de gobernanza.

A medida que el DAM evoluciona y crece, aún se deben tomar decisiones y usted siempre debe permanecer involucrado en esas decisiones. Si bien las pautas de gobernanza existentes guiarán las decisiones futuras, recuerde que este es un documento vivo. Siempre tenga canales claramente definidos para las partes interesadas: los usuarios pueden proporcionar comentarios y sugerencias para cambios y mejoras en los flujos de trabajo y procesos.

No esconda su documentación de gobierno en un lugar secreto. Asegúrese de que sea de fácil acceso y accesible para los usuarios en todo momento. Esté siempre abierto a preguntas y comentarios sobre la documentación.

Profundice más: He aquí por qué necesita un flujo de trabajo DAM y cómo mapearlo

No necesito gobernanza: tengo un administrador de DAM

No cometa el error de asumir que un rol de administrador de DAM dedicado es su gobierno. Sí, es probable que tengan un título en bibliotecología o administración de DAM y estén bien versados ​​en todas las mejores prácticas de DAM. Hablan con los usuarios y consideran sus necesidades y opiniones. Entonces, ¿no son en última instancia para todos? decisiones responsables? Conocen la forma "correcta" de administrar un DAM, por eso los contrató.

Lo siento, pero no. No es ideal tener un solo administrador del sistema que tome todas las decisiones unilateralmente sin adherirse a las pautas de gobierno y, aunque el administrador de DAM conoce todas las mejores prácticas, no usa el DAM todos los días como usuario final de todas las diferentes facetas de su usuario base.

Sí, las mejores prácticas son las mejores prácticas por una razón, pero no siempre funcionan para todos los escenarios y situaciones. No puede aplicar una mejor práctica a menos que sea la mejor solución para sus usuarios específicos y sus necesidades comerciales.

El administrador de DAM utilizará las pautas de gobierno para avanzar y mantener los estándares y el orden, pero también reconocerá que a veces debe ser flexible en lo que respecta a las mejores prácticas. A veces, estar cerca de las mejores prácticas facilita la vida de los usuarios finales y no presenta riesgos ni interrupciones. Tienes que estar dispuesto a ceder una pulgada o dos.

Los usuarios satisfechos de DAM son usuarios activos de DAM que siguen comprometidos con el éxito a largo plazo. El éxito de DAM depende tanto de la participación de las partes interesadas y del usuario final como del liderazgo del administrador de DAM.

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Las opiniones expresadas en este artículo son las del autor invitado y no necesariamente las de Aprendermarketing.