Los softwares de gestión de facturación electrónica y de gestión en general, son unas herramientas de carácter tecnológico que mejoran, tanto el desempeño como la organización empresarial. Así es como se pueden personalizar dependiendo de las necesidades que tengan las empresas, de los departamentos implicados o del proyecto que se tenga en marcha.
Definición de ERP
El software ERP es una herramienta para la gestión que se integra en los procesos empresariales centrales que interconectan todas las áreas de negocio de la compañía. Este sistema gestiona e integra las partes de mayor importancia del negocio, caso de las compras, contabilidad, riesgos, proyectos, cumplimientos o las cadenas de suministros. De la misma manera, es posible integrar actividades por parte de otra serie de departamentos que están presentes cuando se toman decisiones sobre recursos humanos, finanzas, ventas o marketing.
¿Qué ventajas tiene usar un software de gestión ERP?
Vamos con las más relevantes para cualquier empresa con independencia del tamaño que pueda tener:
Mejora en la toma de decisiones
Los sistemas ERP hacen posible la creación de una base de datos común con información fiable y centralizada. De esta forma es posible hacer estimaciones y previsiones con mayor realismo y anticiparnos a los escenarios futuros.
Evitamos duplicidades
En las compañías vemos cómo algunos departamentos son independientes unos de otros, de tal forma que se generen registros e informes por duplicado. Gracias a la integración y centralización que nos proporcionan este tipo de programas, desaparecen este tipo de problemas, que tanto tiempo y dinero cuestan a las empresas.
Escalabilidad y diseño modular
Estos sistemas ERP son modulares, por lo que la empresa puede realizar la contratación de solo las prestaciones que vaya a necesitar en ese momento. Si la empresa evoluciona y crece, el ERP lo hará con ella si quieres añadirle nuevas funcionalidades. Lo primero, comenzar con los departamentos que estén implicados de forma directa en la cadena de suministros y después incluir al resto.
Se adaptan a las necesidades de cada empresa
Cuando se implanta o cambio de ERP, la empresa que sea la proveedora hará un análisis previo sobre lo que necesite la organización, de tal forma que se garantizará que la aplicación se adaptará bien a ella. Así cada empresa cuenta con un software adaptado a ella y a sus verdaderas necesidades.
Mayor control y trazabilidad
Estos sistemas ERP lo que hacen es recoger la totalidad de datos sobre la actividad de la organización. Así es posible controlar el tránsito del producto por los diferentes elementos de la cadena de valor.
Mejora en la seguridad de la información
Estos sistemas ERP hacen que sea más complejo robar información por los usuarios de la propia plataforma. En estos casos la información se va a centralizar mediante unas copias de seguridad que se va a ir generando automáticamente para la protección de los distintos errores que puedan producirse.
Más recursos disponibles
Los sistemas ERP en la nube hacen posible en la actualidad que los usuarios de la plataforma accedan a las informaciones en todo momento, puesto que solo van a necesitar tener acceso a Internet.
Más eficientes y con capacidad operativa
Ahora se automatizan labores que antes se hacían manualmente o casi, lo que ha reducido el riesgo de que se produzcan errores que se asocian al componente humano.
Así la empresa puede dedicar su tiempo a una serie de tareas de mayor productividad que de verdad le aporten valor.
Baja el volumen de costes.
Al ser más eficientes, reducirse los errores y eliminarse las duplicidades, el coste empresarial baja de manera importante.
Mejor rentabilidad en el lago plazo y sus beneficios
Una vez hemos repasado las ventajas que tienen los sistemas ERP, podemos tener más claro que implantar un ERP es una inversión que de verdad merece la pena realizarla. No hacerlo, además, supone una gran pérdida a nivel competitivo.
PYMES y ERP
Parece que el software de facturación para pymes es ideal para las grandes compañías. Lo cierto es que también es de utilidad para las pequeñas y medianas empresas, puesto que influye de manera relevante en su eficiencia. La filosofía de trabajo de bastantes PYMES está centrada en evitar las distracciones para enfocarse en la estrategia a medio y largo plazo.
Los sistemas ERP pueden ser de gran ayuda, debido a su escalabilidad, proceso estratégico y productivo de toda empresa, sin que importe el tamaño de la misma. Por este motivo, una PYME puede disfrutar de la totalidad de las ventajas de las que hemos hablado antes, optimizando los costes, mejorando la rentabilidad, evitando duplicidades y mejorando la toma de decisiones. Al final, debemos quedarnos con la necesidad de aprovechar todas las ventajas que nos proporcionan las nuevas tecnologías en beneficio propio y de nuestro negocio.
