3 pasos para optimizar su sistema DAM

Un sistema de gestión de activos digitales (DAM) es imprescindible para las organizaciones de marketing. Pueden reducir el tiempo de comercialización, reducir la carga de trabajo de encontrar y aprobar el contenido correcto, al mismo tiempo que proporcionan una fuente única para la verdad y los mensajes de marca.

Esa es la promesa, pero la realidad a menudo se queda atrás. No te desesperes. Michelle Tackabery, especialista en gestión de activos digitales en Oneida Nation Enterprises, tiene tres cosas simples que puede hacer para optimizar su DAM.

1: capturar procesos de flujo de trabajo

Tackabery define los procesos de flujo de trabajo como "lo que haces y cómo lo haces y qué pasos deben tomarse en qué orden para mantener todos los registros y todos tus diferentes proyectos en marcha sin caer en la cabeza de nadie".

¿Por qué capturarlos?

La gestión de activos digitales es un proceso de ingesta de activos en una plataforma o herramienta digital, luego se agregan metadatos a los activos, así como derechos de usuario y permisos relacionados con los activos.

"Si no captura cómo, qué, cuándo y dónde su equipo crea activos de marketing, su solución DAM no es realmente una gestión de activos digitales", dijo Tackabery en el Aprendermarketing Conference Server, un archivador en el pasillo o un armario. lleno de mercadería sin usar, eso no sirve para nadie”.

Pero hay una manera fácil de capturar todo eso, incluido lo que debe suceder y cuándo, y qué cosas se detienen si ciertas cosas no suceden en un momento determinado.

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"Todo lo que necesita para documentar cómo se hacen las cosas es un documento de Word, una hoja de cálculo de Excel o una plataforma de PowerPoint”, dice Tackabery. "Si no usa Microsoft, puede cargar imágenes de gráficos en blanco en línea, buscarlos e imprimirlos. "

Hay una característica en Microsoft Office llamada SmartArt que le dará el diagrama que necesita.

1. Abrir un documento vacío
2. Ir al menú Insertar
3. Seleccione el icono de SmartArt
4. En la ventana emergente, haga clic en la opción "Procesar".

Esto le muestra una variedad de gráficos diferentes para los procesos de adquisición.

"Lo que creo que funciona bien es la lista de engranajes”, dijo. "Me gustan los engranajes porque muestran cuántas partes móviles están sucediendo en un proyecto de marketing. Los engranajes giran en múltiples direcciones y los grandes gerentes de proyectos pueden mantenerlos girando en tiempo para completar todo el proyecto.”

Luego, vaya a cada parte interesada y pregúnteles qué están haciendo al crear o consumir contenido, y mapéelo todo en el gráfico elegido. Una parte clave de esto es capturar todas las dependencias: las cosas que deben suceder para que eso suceda. las obras del proyecto avanzan.

Tackabery dijo que solo hay algunas cosas que debe preguntar para obtener esta información:

• Describa un proyecto que casi no se materializó.
• ¿Qué fue lo primero que lo detuvo?

Una vez que tenga toda la información, utilícela para crear una plantilla de flujo de proceso para cada tipo de proyecto con el que esté tratando, que traduce las hojas de engranajes en diagramas de flujo paso a paso para dárselos a su especialista en flujo de trabajo de DAM.

“Lo bueno de estos flujos de trabajo”, dice Tackabery, “es que puedes usarlos [show] a la organización más grande, particularmente a los líderes, qué está haciendo su equipo y cómo lo están haciendo.

Su equipo DAM utiliza estos flujos de trabajo para aplicar reglas de flujo de trabajo tanto en el DAM como en cualquier herramienta que adjunte sobre él. Por lo tanto, los archivos que ingresan al DAM mantienen todas las dependencias, derechos de uso, licencias, derechos de autor, permisos y toda otra información importante.

Además, el equipo puede usar esta información para agregar información a los activos archivados que están migrando al DAM. Esto hace que se puedan buscar de la forma en que su equipo de marketing los usa en su trabajo.

Esto le permite controlar el acceso al DAM mientras permite que otros continúen usando su contenido.

Solo necesita otorgar acceso al equipo DAM y a los pocos superusuarios que pueda tener. Todos los demás pueden acceder a él a través de las herramientas disponibles de su proveedor de DAM, de su solución de medios digitales existente u otras herramientas.

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"Dar acceso a todo su equipo de marketing al DAM es un grave error”, dijo Tackabery. "Esto trata el DAM como sus servidores y discos existentes. Es probable que los usuarios traten el DAM como una carpeta donde pueden crear el suyo propio". poseer carpetas y archivos y recrear el proceso, los procesos y los problemas que lo llevaron al DAM en primer lugar”.

Un DAM es principalmente una biblioteca de contenido y un archivo. Los especialistas de DAM tienen experiencia en la gestión, control y gestión de activos. Las personas sin esta experiencia no deberían meterse con el sistema.

Pero aún necesitan acceder a su contenido Afortunadamente, debido a su arquitectura habilitada para IA, un DAM está diseñado para integrarse a través de API y flujos de trabajo ágiles con herramientas que han existido por un tiempo y que ya tiene.

Algunas de las herramientas con las que puede trabajar son el administrador de activos de marketing, el administrador de activos de ventas, las plataformas de administración de contenido empresarial, las nubes de marketing, las intranets, el software de administración de contenido, los blogs, las redes sociales y otras plataformas nativas. Plataformas en las que simplemente inicia sesión a través del navegador, proyecto de calendario. , gestores de patrimonio, indexadores de motores de búsqueda, plataformas de web semántica, gestión de cadenas de suministro y almacenes, y las herramientas de sus socios y proveedores.

No es tan complicado como parece

"Así es como adoptas o adaptas una de estas herramientas para trabajar con tu DAM”, dijo Tackabery. "¿Listo? Preste atención porque esto es complicado”.

1. En el área de configuración o configuración de tu DAM hay una opción llamada Integración API. Obtenga una clave API de esta aplicación.
2. Vaya a la misma sección de configuración o configuración de esta otra herramienta y obtenga su código API.
3. Copie y pegue esta clave de API en el cuadro de integración de API en su DAM.
4. (Puede ser opcional) Es posible que deba presionar Intro o Enviar.

"Después de eso, debes alejarte de tu escritorio y tomar una taza de café porque fue un trabajo muy, muy duro”, dijo. "Asegúrate de limpiarte la frente y lucir cansado cuando salgas de tu oficina”.

De esa manera, las personas pueden obtener material de marketing en cualquier aplicación que tenga más sentido para ellos. "Este pequeño paso destacará en su DAM. Hará que los activos aparezcan como magia en muchos, muchos lugares".

3: evangelizar

"Se trata de cambiar corazones y mentes, y es probablemente el paso más importante de todos”, dijo Tackabery. "Es la única manera de superar las pocas probabilidades que han afectado a los grandes proyectos de adopción de software empresarial durante años".

Ella cree que la razón principal por la que el software empresarial falla en las empresas es que nadie le pidió a marketing que vendiera los proyectos internamente.

"Las últimas estadísticas disponibles son anteriores a la pandemia. Por ejemplo, en 2019, ERP Focus informó que el 60 % de los proyectos de implementación de plataformas de recursos empresariales fallaron. Peor aún, el 90 % de los usuarios informaron que su proyecto no logró cualquier ROI. Eso significa Terrible. De ese 90%, el 95% dijo que gasta solo el 10% o menos de su presupuesto total en educación, capacitación y gestión del cambio. ¿algo correcto? ?"

Haz lo que el marketing hace mejor

Tackabery dijo que la forma de evitar esto es utilizar a sus mejores especialistas en marketing para evangelizar su DAM.

“Y me refiero a evangelizar. No me refiero a entretener, iluminar o incluso desconcertar. Me refiero a evangelizar como en la predicación, como en la conversión, como a su vez en los creyentes. Porque estás en marketing y lo haces todos los días. Conviertes a los sospechosos en prospectos y luego te despiertas mañana y lo vuelves a hacer”.

Esto no tiene por qué ser tan difícil como parece porque cada paso que ha dado hace que los próximos pasos sean más fáciles.

Al capturar flujos de trabajo e incorporarlos en su DAM, ahora tiene estadísticas que muestran qué tan bien su equipo está usando su DAM y cuánto más rápido se están completando los proyectos. Puede usarlos para evangelizar en tableros ejecutivos, informes, infografías y boletines.

En el siguiente paso, habilitó la visualización, la búsqueda y la vinculación de activos en herramientas que pueden utilizar otras personas de la organización.

"Los líderes de Salesforce pueden encontrar la presentación, el logotipo o la imagen que necesitan mostrar en cada reunión en la que participan, en lugar de buscar a 12 personas y esperar cuatro horas por ellas", dijo.

El evangelismo significa demostrarle a la gente que el DAM no es un software más, sino algo que les facilita el trabajo, una vez que entienden eso, se convierten en evangelistas.

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Sobre el Autor

Constantine von Hoffman es el editor en jefe de Aprendermarketing. Periodista veterano, Con ha cubierto negocios, finanzas, marketing y tecnología para CBSNews.com, Brandweek, CMO e Inc. Fue editor de la ciudad del Boston Herald, productor de noticias en NPR, y ha escrito para Harvard Business Review, Boston Magazine, Sierra y muchas otras publicaciones. También fue un comediante profesional, hablando en convenciones de anime y juegos sobre todo. Posible desde Mi vecino Totoro hasta la historia de los dados y los juegos de mesa. Es el autor de la novela realista mágica John Henry the Revelator y vive en Boston con su esposa Jennifer y demasiados o muy pocos perros.