Cómo abordar los desafíos de realizar eventos híbridos exitosos

"Podemos ver en la plataforma cuándo nuestros clientes están planificando eventos, ya sea que se realicen de forma virtual, presencial o híbrida, y seguimos viendo la híbrida como su respuesta".

Eric Holmen, director ejecutivo de la plataforma de marketing de eventos Splash, respondió a nuestra observación de que parece haber un interés continuo en los eventos híbridos: Hace poco más de un año, una encuesta de Splash a 270 profesionales de eventos descubrió que el 79 % de las empresas espera organizar eventos que incluyan un componente en línea, incluso si se reanudan los eventos en persona. Avance rápido hasta enero de este año y ¿adivinen qué? La última encuesta Getting Back to Business de Splash muestra que el número se mantiene constante, con el 79% de las empresas planeando organizar eventos híbridos en 2022.

Otros titulares de la encuesta incluyen:

• El 50% de las empresas esperan organizar más eventos presenciales en 2022.
• El 46 % de las empresas espera organizar más eventos virtuales en 2022 que en 2021.
• El 38% de las empresas han aumentado sus presupuestos de marketing de eventos, en comparación con solo el 28% en 2020.

Holmen ve tanto un aspecto positivo como negativo en este número persistentemente alto de eventos híbridos: "Creo que en este momento hay una razón diferente a la de dentro de seis meses", dijo, si será posible celebrar un evento en persona. . Una póliza de seguro híbrida/virtual significa que aún puedo lanzar mi contenido y no perderme los objetivos de mi evento”.

Programas híbridos en lugar de solo eventos híbridos

No obstante, el entusiasmo por los eventos híbridos es palpable entre la base de clientes de Splash. "Verá, lo virtual es excelente para construir una base de datos, mientras que en persona es excelente para convertir a los asistentes", explicó. "No se trata solo de registros y quién asiste al ROI, que son muy importantes, sino que, para retroceder un poco, también se trata de crear una base de datos de las personas adecuadas que podrían ser futuros asistentes al evento".

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El concepto de evento híbrido es quizás un poco más claro que hace un año, pero le preguntamos qué significaba para Holmen: "La palabra 'evento' está tan mal definida", nos recordó, "podría ser una fiesta de cumpleaños". o podría ser Dreamforce. La forma en que estamos hablando de híbrido ahora, es más una parte de un programa. Esto podría significar que está transmitiendo un evento en vivo y transmitiéndolo simultáneamente, o podría significar que transmitirá un evento en vivo más tarde. Lo que vemos a menudo es que es parte de una secuencia en la que puede tener un evento virtual, seguido de un evento en persona, y tal vez otro evento virtual mezclado: por lo que es más un programa híbrido que el evento real".

También ve una tendencia hacia eventos más pequeños, otro impulso para los híbridos”. Al salir de la pandemia, quedó muy claro que los eventos pequeños en persona son mejores. La victoria es la intimidad, pero es difícil crear público. Tendrá cinco o diez eventos más pequeños de menos de cincuenta personas, para obtener el público que necesita para su programa de eventos, probablemente necesitará agregar algo virtual, y lo haríamos ven esto como un programa híbrido de eventos”.

Estas tendencias se reflejan en la inversión de Splash en capacidades virtuales con el lanzamiento de Splash Studio en enero, un claro reconocimiento de que lo virtual y lo híbrido están aquí a largo plazo". "Si me hubieran preguntado cuando me uní a Splash hace dos años, si hubiéramos sido nosotros, con los eventos virtuales hubiera dicho que no, nos enfocamos en nuestras fortalezas, en eventos presenciales.” La voz del cliente fue el factor decisivo. "Los clientes dijeron que queremos una plataforma, no solo una plataforma de seminarios web".

Hasta ahora hemos hablado de programas de eventos híbridos en el contexto de eventos de clientes externos, pero, por supuesto, hay otra forma de evento híbrido con la que todos están familiarizados, especialmente a medida que continúa la tendencia de regreso al lugar de trabajo: evento híbrido interno donde algunos empleados están presentes y otros asisten de forma remota Los eventos híbridos externos más grandes y los pequeños internos se enfrentan a un dilema común: ¿Cómo la audiencia a distancia no se siente excluida?

El concepto de eventos internos híbridos se remonta mucho antes de que el video se convirtiera en un lugar común, y antes de que alguien los etiquetara como "híbridos", dijo Joseph Allen, psicólogo, profesor y director del Centro para la Eficacia de las Reuniones de la Universidad de Utah.

¿Por qué las reuniones son tan terribles?

"¿Por qué las reuniones son tan horribles y por qué nadie hace nada al respecto?" Esa es una pregunta que molesta a Allen, quien se describe a sí mismo como un "científico de las reuniones". Los expertos son reuniones en el lugar de trabajo, alguien que aplica los principios de la investigación científica. al mundo de las reuniones en todas sus diversas formas.”

Allen ha colaborado con Karin Reed en el libro recientemente publicado, De repente híbrido, una continuación de De repente virtual del año pasado.

Al explicar su papel en la asociación, Reed dijo: "Soy una experta en comunicaciones por video. Comencé mi carrera como periodista televisiva, gané un Emmy en el camino y varios otros premios. Dejé la compañía en 2004. para aplicar mis habilidades en el mundo corporativo. Me di cuenta de que me estaban contratando como un vocero profesional en la cámara. Sacaban a la gente de la oficina de la esquina para que apareciera en la cámara junto a mí y esperaban que se desempeñaran al mismo nivel. Yo a menudo no lo hizo bien. Así que vi esta oportunidad de enseñar a las personas que nunca imaginaron que serían buenos comunicadores frente a la cámara a hacer precisamente eso. Durante la pandemia, estas habilidades se volvieron críticas para el negocio porque de repente todos hablaban a través de una cámara. "

Reed y Allen comenzaron a trabajar juntos después de conocerse a través de clientes en común. Además de los dos libros, consultan sobre cómo mejorar las reuniones y los resultados de las reuniones. Organizar bien las reuniones, especialmente las virtuales o híbridas, nunca ha sido más importante.

“En febrero de 2020”, dijo Allen, “nadie quería hablar conmigo. En marzo y abril, de repente, todos querían hablar conmigo. La pandemia fue un momento en el que de repente fuimos muy conscientes de cómo nos comunicamos de manera híbrida. "Antes de eso? "Simplemente dábamos por sentado que las reuniones eran horribles y que así era la vida".

Reed estuvo de acuerdo: "Durante la pandemia, hubo una explosión en las reuniones. Las reuniones se hicieron más numerosas y duraron más. Videoconferencia tras videoconferencia tras videoconferencia. Estamos en más reuniones ahora y realmente hay que hacer negocios en esas reuniones; las malas reuniones pueden conducir a malos resultados de la reunión, por lo que debe abordarse. Y con las reuniones híbridas, son más importantes hoy en día porque el trabajo flexible requiere que quieran trabajar, y las reuniones híbridas son la única forma de conectar a las personas, que trabajar desde cualquier lugar.”

Los retos de Hybrid

"Las reuniones híbridas dan como resultado un entorno de comunicación muy complejo”, explicó Allen. "En una reunión cara a cara, solo hay una modalidad: cara a cara. En las reuniones virtuales, generalmente hay una modalidad, video a cara". Video. Con Hybrid, ahora tiene cara a cara, video a video y tal vez solo audio. Así como nos hemos olvidado de las personas en el teléfono, también nos estamos olvidando de las personas en video. Eso significa que si estás en persona, en realidad tienes más poder en esta reunión para tomar decisiones y hacer avanzar las cosas, y algunas personas se aprovechan de eso".

Es un dilema familiar de tiempos previos a la pandemia, cuando alguien que trabaja de forma remota podría quedar fuera de la toma de decisiones e incluso ser acechado solo por chismes.

Reed explicó: “Garantizar la presencia de todos y tratar de crear equidad participativa y colaborativa para que sus opiniones sean iguales ser valorado y escuchado sin importar cómo se una a la reunión por parte de los asistentes a la reunión. Las reuniones híbridas pueden ser en realidad el tipo de reunión más inclusivo hasta el momento, pero requiere un enfoque consciente. Si se deja al azar, puede haber caídas de productividad”.

Acceder a la tecnología de video para reuniones ahora es un juego de mesa, ya sea una de las plataformas gratuitas o algo más sofisticado como Splash Studio. El problema es que la tecnología supera las habilidades Ser capaz de realizar reuniones híbridas porque no suceden al azar".

Splash también admite reuniones internas

Splash puede ser mejor conocido como una plataforma de marketing para eventos de clientes pequeños, medianos y grandes, pero eso es solo una parte de la imagen. "Nuestro tercer caso de uso más común son los eventos internos, después de los eventos de marketing de campo y los eventos de reclutamiento", dijo Holmen. No tiene el equipo en la oficina para ofrecer buenos valores de producción: necesita hacer un cambio con los recursos que tiene”.

Splash Studio se probó específicamente en este contexto: "Cuando probamos Splash Studio en versión beta en el cuarto trimestre, lo usamos para todos nuestros eventos internos", dijo Holmen, "y tuvimos varios eventos híbridos". Voló personal dispuesto a viajar a un centro turístico en Scottsdale, Arizona, por unos días.

"Esta fue una gran prueba para nosotros", dijo Holmen, "porque resultó muy fácil para nosotros hacer esta combinación de un resort en Scottsdale con empleados de todo el mundo. Hicimos algunas actividades muy divertidas. Tuvimos un gran avance Es un desafío, pero con las herramientas adecuadas, es factible”.

Por lo general, los clientes invierten en Splash para uno de los casos de uso más comunes y luego descubren que también se puede usar para reuniones internas.

Cómo funcionan las reuniones híbridas

Pero como señalaron Reed y Allen, tener las herramientas correctas no es suficiente. Les pedimos que nos den los aspectos más destacados de lo que ellos llaman "habilidades", tanto desde la perspectiva del liderazgo como de los asistentes.

"¿Algo clave para un líder? Tienes que reconocerte a ti mismo como un facilitador", dijo Allen. "Estas reuniones híbridas pueden variar mucho. Una podría ser de tres personas en persona con dos personas en video y una en audio; la siguiente podría ser de dos personas en persona y cinco en video. Debe comprometerse a asegurarse de que todos puedan participar. A menudo, el líder dirá: "Esto es de lo que estamos hablando, ve". Si haces eso, el curso será que las personas en la sala estén teniendo una conversación agradable y las personas en todas partes no". El líder tiene que cree un entorno en el que todos puedan participar, incluso si eso significa llamar a las personas por su nombre.

Reed dijo que existen estrategias específicas para garantizar que los controles remotos no se olviden: "Una de ellas es que los controles remotos hablen primero.

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La otra cara de la moneda es que los controles remotos deben estar listos para hablar". añádelo y no te sientas mal por decir eso".

Una estrategia con la que pueden trabajar los asistentes en persona es ser un "aliado en la sala", dijo Reed, "por ejemplo, cuando sabe que su colega Jane se unirá virtualmente y sabe que tiene algo de valor que agregar, en lugar de Jane para dejarla entrar cuando se mezcle, usted, como la persona en la habitación, puede levantar la mano por ella”.

¿Qué pasa con los eventos híbridos más grandes, como las conferencias?” Pienso en ello desde la perspectiva de la capacitación”, dijo Reed, “y la forma en que entrego mi material. Lo que creo que funciona realmente bien es que si solo estás compartiendo información o si estoy tratando de enseñar una habilidad, creo que es relativamente fácil de hacer en un entorno virtual, porque puedes llevarla a las masas. Incluso puede grabarlos de forma asincrónica y ellos pueden regresar y verlos. Esos momentos personales los reservo para trabajar en equipo o cosas que realmente requieren colaboración”.

¿Creación de equipos o colaboración? Para los especialistas en marketing de eventos, esto significa potencialmente la construcción de relaciones y la conversión.

Sobre el Autor

Kim Davis es directora editorial de MarTech. Nacido en Londres pero radicado en Nueva York durante más de dos décadas, Kim comenzó a cubrir software empresarial hace diez años. Su experiencia abarca SaaS empresarial, planificación de ciudades impulsada por anuncios digitales y aplicaciones de SaaS, tecnología digital y datos para marketing. Primero escribió sobre tecnología de marketing como editor de The Hub de Haymarket, un sitio web dedicado a la tecnología de marketing que luego se convirtió en un canal de la marca establecida de marketing directo DMN. Kim se unió a DMN directamente en 2016, como editor gerente, se convirtió en editor en jefe y luego en editor en jefe, cargo que ocupó hasta enero de 2020. Antes de ingresar al periodismo tecnológico, Kim fue editor asistente en un sitio de noticias hiperlocal para The New York Times, The Local: East Village y anteriormente trabajó como editor de publicaciones científicas y periodista musical. Ha escrito cientos de reseñas de restaurantes de la ciudad de Nueva York para un blog personal y ha sido invitado ocasional en Cont Ribator to Esser.