Cómo construir su base DAM

La elección de un proveedor de gestión de activos digitales (DAM) y un socio de implementación proporciona la base para construir su DAM y desea que esa base sea lo más sólida y estable posible.

Pero, ¿en qué basas tus decisiones? ¿Cómo puede estar seguro de que está tomando la decisión correcta para su negocio? Hay algunos factores clave a tener en cuenta a medida que avanza en el proceso de toma de decisiones. En el primer artículo de esta serie de dos partes, nos centraremos en elegir su proveedor de DAM.

Muéstrame el dinero

Si bien todos desearíamos que este no fuera el caso, el presupuesto es quizás la consideración más importante al elegir un proveedor de DAM. No se desanime si su proveedor preferido está fuera de su presupuesto y no le da suficiente margen para negociar tarifas más bajas. . Hay una gran cantidad de proveedores de DAM para todos los presupuestos en el mercado actual. Probablemente esté familiarizado con los grandes jugadores (Adobe, OpenText, Censhare, etc.), pero no son la única opción. Un nombre conocido y un precio alto no necesariamente se traducen en un producto de mayor calidad.

Gran parte del éxito de su DAM depende de cómo configure su taxonomía, metadatos y flujos de trabajo. El sistema DAM en sí solo proporciona el marco para estos elementos clave. Y el proveedor con el que comienza no tiene que ser el proveedor. Puede elegir un DAM de inicio más simple para hacer despegar el proyecto y usarlo como base. demuestre el valor que un DAM aporta a su negocio.

Cuando supere su DAM inicial e ingrese al mercado para actualizar, tendrá métricas y usuarios finales felices que lo ayudarán a negociar un presupuesto más alto. A-haves al expandir su base establecida.

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Acotar las opciones

Elegir un proveedor con experiencia trabajando con empresas similares puede ser una ventaja, especialmente durante la fase de recopilación de requisitos.Cuando entreviste a proveedores potenciales, pregunte acerca de sus clientes existentes: ¿son comparables en tamaño, estructura e industria a su organización?

Si leyó mi artículo anterior y siguió mi consejo para recopilar y analizar su contenido antes de comenzar su búsqueda de proveedores, está listo para preguntarle a un proveedor potencial si sus clientes existentes tienen una combinación similar de contenido en términos de tipos y tamaños de archivos. ¿Tienen también requisitos normativos y/o legales similares relacionados con parte o la totalidad de su contenido?

Asegúrese de pedir referencias al principio del proceso para tener suficiente tiempo para iniciar conversaciones con ellos. Si un proveedor no puede o no quiere proporcionar referencias, definitivamente es una señal de advertencia.

En las conversaciones con las referencias provistas, asegúrese de preguntar sobre los aspectos positivos y negativos: ¿Cómo manejó específicamente el proveedor los aspectos negativos? No todos los proveedores hacen todo a la perfección, pero la forma en que se manejan los problemas y el soporte brindado marca una diferencia significativa durante el DAM proceso de construcción.

No se limite a hablar con las referencias proporcionadas por el proveedor. Apóyate en tu red para obtener algunas referencias propias. Aproveche sus conexiones de LinkedIn, comuníquese con colegas que conoció en conferencias o hable con ex empleados que se han mudado a nuevas empresas y nuevos DAM. El proveedor le proporcionará referencias en las que confía y hablará muy bien de ellos. pero quieres lo bueno, lo malo y lo feo.

Si tiene sistemas existentes o futuros en su hoja de ruta que se integran con el DAM, como sitios web, gestión de información de productos (PIM) o herramientas de gestión de flujo de trabajo, pregunte al proveedor con qué facilidad se integra su DAM con esos sistemas específicos o similares. También es útil para preguntar cualquier referencia que consulte sobre sus experiencias configurando y manteniendo integraciones con el DAM.

Dar la bienvenida

Una vez que tenga su lista corta de proveedores potenciales, es hora de programar demostraciones. Aquí es donde comienza la diversión y puedes ver algunos DAM en acción. Antes de traer un proveedor al sitio, debe armar una lista de casos de uso que desea que cubran en su demostración.

Incluya a todas las partes interesadas a medida que recopila sus casos de uso y asegúrese de obtener la perspectiva de todas las categorías de usuarios finales, desde los que cargan hasta los que descargan y todos los demás. Y no se olvide de sus representantes legales y de TI para necesidades específicas y tenga preocupaciones más allá de las del usuario final típico.

Ahora no es el momento de contenerse y seleccionar cuidadosamente su lista de deseos. Realmente quieren ver qué puede hacer el DAM. Sin embargo, para ahorrar tiempo, separe sus casos de uso en imprescindibles y útiles. Asegúrese de revisar todos los imprescindibles. ¿Cuáles son los factores críticos en términos de los requisitos que debe cumplir su DAM?

Asegúrese de que sus casos de uso cubran todo el flujo de trabajo de los activos, desde la carga hasta la descarga, incluidos los metadatos, las aprobaciones, el control de versiones, la búsqueda y el archivo.

• ¿Qué tipo de seguridad de activos y permisos necesita?
• ¿Está interesado en las habilidades de IA u otras automatizaciones?
• ¿Su DAM necesita acomodar archivos y metadatos en varios idiomas y admitir usuarios que no hablan inglés?
• ¿Qué pasa con sus necesidades de integración?

A medida que reúne los casos de uso, reúna un conjunto de activos de su negocio y pídale al proveedor que los use para su demostración. Asegúrese de tener una variedad de tipos y tamaños de archivos. No solo desea asegurarse de que su DAM pueda manejar todos los tipos y tamaños de archivos requeridos, sino que ver sus propios activos fluyendo a través de DAM le brinda una mejor idea del producto final.

Piense en ello como si estuviera comprando una casa y exhibiendo sus pertenencias en la habitación durante la demostración. También desea ver cómo el vendedor maneja los activos que son nuevos en el sistema y que no forman parte de su demostración estándar pulida y ensayada. de sus archivos encuentra un error durante la demostración. ¿Cómo lidias con eso?

¿Demasiado bueno para ser verdad o el ajuste perfecto?

Tenga cuidado con demasiadas respuestas afirmativas al hacer preguntas durante la demostración. Asegúrese de que el proveedor indique claramente qué características y funciones son estándar y cuáles son personalizadas. El proveedor puede seguir diciéndole que puede personalizar el sistema para darle lo que quiera, pero eso no es necesariamente algo bueno. Esto no solo puede aumentar rápidamente los costos y prolongar el tiempo de ejecución de su proyecto, sino que la personalización excesiva puede generar problemas de rendimiento y estabilidad. En algunos casos, también puede evitar futuras mejoras y actualizaciones.

Si le dicen que una función específica que está solicitando no está disponible actualmente pero está en la hoja de ruta para una versión futura, revise la línea de tiempo. Si no hay una fecha de lanzamiento específica o al menos un plazo estimado, tenga cuidado porque podría esperar años si incluso ve las nuevas funciones sin tener que ir a la ruta personalizada.

Listo para construir

Tómese su tiempo y confíe en su elección de proveedor. No se apresure en el proceso y no tenga miedo de seguir haciendo preguntas si algo no está claro o parece demasiado bueno para ser verdad. Cuanto más sólida sea la base, más sólida y exitosa será finalmente su DAM.

Las opiniones expresadas en este artículo son las del autor invitado y no necesariamente las de Aprendermarketing. Los colaboradores de los autores se enumeran aquí.