¿Qué es una plataforma de eventos digitales y cómo puede ayudarte?

La pandemia de COVID redujo casi una década de transformación del negocio digital a solo unos pocos meses. Empresas de todos los sectores han tenido que adaptarse a las nuevas realidades. Las restricciones de viaje, los requisitos de máscara y las regulaciones de distanciamiento social provocadas por la pandemia han obligado a las empresas B2B a encontrar nuevas formas de conectarse con los clientes.

Las relaciones entre las empresas y sus proveedores han sido digitales durante los últimos años, pero hasta la pandemia, las reuniones y eventos cara a cara jugaron un papel central en las interacciones con los clientes.

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El marketing de eventos, un pilar del mundo B2B, se vio profundamente afectado por este cambio, ya que las marcas buscaron alternativas al patrocinio y la exhibición en ferias comerciales organizadas por creadores de contenido profesionales, o sus propios eventos para clientes actuales y potenciales.

Las empresas de plataformas de eventos digitales (DEP, por sus siglas en inglés) que brindan estas experiencias digitales vieron un aumento repentino en la demanda de sus ofertas.

Si bien es difícil cuantificar el valor de los eventos en persona para el marketing B2B, la evidencia anecdótica sugiere que son uno de los pocos casos en los que los patrocinadores u organizadores de eventos pueden involucrar a varias personas dentro de un grupo de compra B2B en tiempo real, lo que presenta una oportunidad única. oportunidad .

Casi un tercio (31 %) de los especialistas en marketing de eventos encuestados en 2018 dijeron que los eventos en vivo eran su canal de marketing más eficaz, superando al marketing de contenido, al marketing por correo electrónico y a muchas otras categorías, según un estudio de la empresa de software de gestión de eventos Bizzabo.

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Aunque se están realizando eventos presenciales, la mayoría de los expertos están de acuerdo en que los eventos virtuales seguirán siendo un canal importante, citando la capacidad de los eventos digitales para llegar a audiencias geográficamente dispersas de una manera mucho más rentable que los eventos presenciales.

Este interés continuo en los eventos digitales impulsará el gasto global en software de gestión de eventos de $6560 millones en 2022 a $11750 millones en 2026, una tasa de crecimiento anual compuesta del 15,7 % según Business Research Company.

¿Qué es una plataforma de eventos digitales?

Las plataformas de eventos digitales permiten a los organizadores y comercializadores de eventos planificar, entregar y medir los resultados de las experiencias de eventos digitales que ofrecen presentaciones en vivo o bajo demanda para audiencias geográficamente dispersas.

Las capacidades de los DEP incluyen la gestión de la agenda y el registro, la entrega de programas basados ​​en video, la interactividad de la audiencia y los patrocinadores, y el análisis para comprender el compromiso e informar las actividades de seguimiento.

Las fortalezas y debilidades de una plataforma en particular pueden verse influenciadas por el propósito para el cual fue creada. Por ejemplo, es posible que una plataforma se haya desarrollado originalmente para eventos en persona, mientras que otra comenzó con eventos digitales como enfoque.

Es posible que ambos hayan agregado funciones a sus productos para satisfacer las necesidades de usuarios adicionales: las primeras funciones para eventos digitales y las segundas para eventos en persona; pueden (o no) seguir siendo más fuertes en el ámbito de su enfoque original.

El auge de los híbridos y los desafíos que conlleva

COVID está pasando de una pandemia a una endemia en muchas partes del mundo. Los eventos presenciales están regresando, pero en muchos casos los organizadores optan por mantener un elemento digital. En los llamados eventos híbridos, algunos asistentes asisten en persona, mientras que otros disfrutan de una experiencia digital. En estos casos, las experiencias de los asistentes en persona se pueden mejorar con funciones DEP que facilitan la participación antes, durante y después del programa principal y agregan oportunidades. , ver sesiones bajo demanda.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que los eventos híbridos presentan desafíos únicos para los organizadores de eventos. Crear una experiencia digital inmersiva requiere mucho más que configurar una cámara estática frente a un escenario en un evento en persona.

"... Para las personas que invierten tiempo y, a veces, por una tarifa, el contenido debería ser más convincente y no solo una versión de evento 'televisado' de su escenario, asistentes y presentaciones", escribió el consultor de eventos Bob Mitchell en una publicación de LinkedIn, " Con la rara Con la excepción de un Hamilton en Disney+, hay una razón por la cual los espectáculos de Broadway en vivo nunca se han grabado en video y luego se han mostrado en una pantalla. [sic] muy bien hecho, mucho se pierde en la traducción a otro medio”.

La transmisión de video en vivo, ya sea junto con un programa en el sitio o simplemente digital, presenta desafíos técnicos y operativos para los que los organizadores deben estar preparados, tanto en términos de personal como de equipo.

Son los datos, tonto.

Los eventos digitales y sus contrapartes híbridas son, y probablemente seguirán siendo, pilares del marketing B2B. Los organizadores, patrocinadores y espectadores ahora son conscientes de sus beneficios: conveniencia, efectividad, costo relativamente bajo y la capacidad de reunir a oradores y audiencias de todo el mundo. el mundo.

Pero son los datos de intención producidos por los asistentes a eventos digitales lo que los diferencia de sus contrapartes de la vida real. Estos datos son un subproducto de la participación de los asistentes en eventos digitales. La información obtenida de esta información puede ser utilizada por expositores y organizadores de diferentes maneras dependiendo del tipo de modelo de negocio del evento.

Por ejemplo:

• ¿A qué reuniones asististe?
  • Indica interés en un tema o producto/servicio.
• ¿Cuánto de las sesiones ven realmente y cuándo ven el contenido si se puede reprogramar?
  • Muestra interés. ¿El participante está navegando casualmente o está muy interesado?
• ¿Hacen preguntas, si es así, qué preguntas?
  • Las preguntas pueden proporcionar pistas que una organización de marketing o ventas puede usar para medir la intención.
• ¿Cómo respondieron a las encuestas, cuestionarios y otros elementos interactivos?
  • Muestra compromiso y podría mostrar BANT (presupuesto, autoridad, necesidad, tiempo) al escribir preguntas al respecto.
• ¿Con qué experiencias a pedido interactúan, descargan o comparten los asistentes con sus compañeros?
  • Encontrar recursos adicionales también es una indicación de compromiso.

Elementos esenciales de los eventos digitales

Los organizadores de eventos digitales suelen utilizar una variedad de aplicaciones para crear la experiencia del usuario. Estas aplicaciones pueden estar contenidas dentro de DEP o ensambladas utilizando soluciones puntuales para crear una pila de eventos digitales. Aquí hay algunos componentes esenciales de ambos diseños.

gestión de agenda

Los organizadores de eventos digitales suelen empezar por desarrollar una agenda. Dependiendo del tipo de evento, la agenda puede abarcar una fracción de día o varios días. Suponiendo que haya un componente en tiempo real, la agenda puede contener varias "pistas" de sesiones que se ejecutan simultáneamente, lo que permite a los asistentes elegir entre sesiones para personalizar su experiencia.

En algunos casos, los asistentes también gestionan agendas y crean su propio calendario de reuniones a las que asistir, ya sea desde cero o con un itinerario creado por el organizador.

La planificación de la agenda puede incluir recordatorios por correo electrónico o notificaciones que recuerden a los asistentes el contenido que desean consumir. La agenda personalizada de un asistente puede servir como punto de entrada a las sesiones que se llevan a cabo y brindar acceso a repeticiones a pedido o funciones adicionales que la experiencia principal.

evento de mercadeo

La agenda también sirve como una importante herramienta de marketing, atrayendo a los asistentes e incitándolos a registrarse para el evento. Además de las ubicaciones de medios pagados, los organizadores usan listas de correo electrónico recopiladas en eventos anteriores o de otra manera. Una vez que un visitante ha visto la agenda, los organizadores pueden pedirle que proporcione su dirección de correo electrónico para recibir información adicional o tal vez un descuento al registrarse (si hay una tarifa para asistir al evento).

Los organizadores también pueden comunicarse con aquellos que se han registrado por correo electrónico a medida que se acerca la fecha del evento, una táctica especialmente importante cuando el registro es gratuito, ya que es menos probable que alguien que no haya hecho un compromiso financiero se presente.

Registro y procesamiento de pagos

El registro es uno de los elementos clave para llevar a cabo un evento digital exitoso. Los organizadores recopilan información de contacto y respuestas a preguntas que indican la intención de compra. Las cuentas de los asistentes se pueden crear en el momento del registro, a menos que se hayan creado y guardado de un evento anterior.

Los organizadores también pueden cobrar el pago de los asistentes durante el registro, al tiempo que brindan oradores, personal y otros métodos para el registro gratuito o con descuento.

producción de vídeo

El "estándar de oro" para los eventos digitales es el contenido de video, ya sea transmitido en vivo o grabado, visto en vivo o bajo demanda.

Los eventos en vivo, como la parte digital de una conferencia híbrida, son los más exigentes desde el punto de vista técnico y requieren que el personal cambie entre cámaras y vistas, por ejemplo, primeros planos de uno de varios oradores o una vista de pantalla completa de una presentación o video. .

El contenido pregrabado es más fácil de administrar porque se puede crear y editar a lo largo del tiempo utilizando múltiples tipos de software para lograr el resultado deseado.Sin embargo, la posproducción aumenta el tiempo que lleva crear presentaciones.

Portales de marcas y patrocinadores

El equivalente a un stand de feria comercial es el portal de patrocinadores, que es particularmente importante cuando el modelo de negocios depende del patrocinio. Cuando este es el caso, los organizadores de eventos permiten a los patrocinadores crear un micrositio de marca donde los visitantes recopilan y brindan información sobre las ofertas del patrocinador. utilice estas empresas con datos de intención para facilitar un seguimiento efectivo.

Recopilación, análisis y activación de datos

Todas estas interacciones de los participantes generan datos que se pueden usar de varias maneras, como sugerir contenido o experiencias relacionadas, o facilitar oportunidades de networking individuales o grupales. Los datos que señalan la intención se pueden usar para sacar conclusiones sobre el próximo El mejor paso para atraer a un prospecto hacia una decisión de compra.

Los organizadores pueden determinar qué contenido funciona mejor y utilizar ese conocimiento al planificar el próximo evento.

Funciones de retención de asistentes

Los elementos del evento que permiten a los asistentes interactuar, ya sea con presentadores, patrocinadores o entre ellos, son clave para una experiencia satisfactoria.Estos pueden incluir cuestionarios o elementos similares a juegos a los que los usuarios pueden acceder antes o después de la sesión, o bajo demanda en tiempo real. tiempo Se puede alentar a los participantes a que hagan preguntas a los oradores o realicen encuestas sobre el tema en discusión.

Para eventos en ciertas categorías, los organizadores pueden incluso proporcionar contenido más inmersivo, como B. un recorrido virtual o una demostración del producto.

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Sobre el Autor

Pamela Parker es directora de investigación en el estudio de contenido de Third Door Media, donde trabaja con Search Engine Land y Aprendermarketing para crear informes de inteligencia de Aprendermarketing y otro contenido detallado para especialistas en marketing digital. Parker es una autoridad respetada en el campo del marketing digital y ha estado informando y escribiendo sobre el tema desde su creación. Ex editora en jefe de ClickZ, también ha trabajado en el lado comercial ayudando a los editores independientes a monetizar sus sitios web.Federated Media Publishing Parker obtuvo una maestría en periodismo de la Universidad de Columbia.