Sugerencias para integrar la recopilación de conocimientos en sus flujos de trabajo diarios

Esta semana en la Cumbre B2B de Forrester en Austin (mi primer evento en persona en años), Jackie Palmer, vicepresidenta de marketing de productos en Demandbase, y yo hablamos sobre los inconvenientes inherentes a nuestra cultura y entorno de trabajo actual. Los compañeros de trabajo escucharon, pero como había estado cenando y bebiendo afuera, había puesto el mensaje en espera para poder volver a él más tarde.

Estuvimos de acuerdo en estos puntos: gracias a Dios por la repetición, y qué alivio es que ahora también podemos programar mensajes (correos electrónicos, mensajes directos de Slack, SMS, etc.) para que se envíen más tarde Ambos avances tecnológicos han permitido nos permite hacer las cosas cuando el tiempo lo permite, lo que permite a los profesionales ocupados programar algunos minutos de trabajo aquí y allá (por ejemplo, durante la cena) sin atascarse por completo cuando resulta que la tarea es menos pequeña de lo que habíamos previsto originalmente. .

¿Has leído un correo electrónico pero no tienes el tiempo o los recursos para responder de inmediato? Póngalo en cola o prográmelo para que vuelva a aparecer cuando probablemente tenga todo lo que necesita. ¿Tienes una idea que te gustaría compartir con un colega? No guardes tu mensaje, pero prográmalo para que llegue a su bandeja de entrada cuando esté seguro de que estará concentrado en el trabajo.

La semana pasada diseñé un marco para la gestión del conocimiento personal y compartí algunas de las aplicaciones en mi caja de herramientas. Esta vez compartiré algunas técnicas de captura de conocimiento que utilizan la tecnología para garantizar que la información correcta esté en el lugar correcto en el momento correcto. (Me parece que este es el mismo lenguaje que usamos cuando hablamos de cómo involucramos a los clientes actuales y potenciales con nuestro contenido).

La idea principal detrás de todos estos flujos de trabajo es que para cada tipo de información que recopile (la información de contacto de alguien, una tarea que debe realizarse, un artículo revelador que desea encontrar más tarde, etc.) tiene un punto final único con múltiples Entonces, sin importar el contexto (registro de teléfono celular, ocupado en su escritorio, multitarea en una reunión virtual, etc.), tiene una manera fácil de llevar esa información al lugar correcto para que pueda aparecer en el momento correcto.

Puede recopilar información de cualquier tipo y colocarla en el lugar correcto para su uso posterior, independientemente de su contexto actual.

La forma omnipresente

Soy un gran admirador de los formularios de recopilación de información porque te brindan muchas opciones en el otro extremo: puedes descomponer datos o simplemente tratarlos como texto de forma libre.

Extensión del navegador Zapier + ??

Zapier proporciona una extensión para Chrome que te permite configurar un formulario para que aparezca como la barra lateral derecha junto a lo que estás haciendo. Un gran uso para esto es cuando necesito agregar nuevos contactos a mi base de datos o cuando recopilo información sobre proveedores cuando investigo para nuestros Informes de inteligencia de MarTech (MIR). A veces esta información surge cuando alguien me presenta por correo electrónico. A veces empiezo este proceso con una investigación en línea en un sitio web.

Así es como se ve la extensión Zapier Chrome en la ventana de tu navegador

Para asegurarme de que la información termine en el lugar correcto, definitivamente elijo la extensión Zapier para Chrome, que me brinda una barra lateral donde puedo extraer información de mi pantalla principal sin dejar ese contexto almacenado y accesible desde muchos lugares diferentes, así que use un Zapier Zap para enviar ese tipo de información a Google Contacts, ClickUp, Airtable y (porque lo estoy probando) Folk. Los escribo una vez y presiono el botón de enviar y listo, no más entradas dobles o cortar y pegar. No es perfecto, pero ayuda mucho.

Prima: Aquí hay un enlace a la mía Zapier zap que hace estoque puede adaptar a su propia aplicación

JotForm

Pedimos a los proveedores de las categorías que cubrimos en nuestros informes de MarTech Intelligence que completen formularios que les preguntan sobre sus empresas y sus ofertas de productos en el sector tecnológico que estudiamos. Esto ayuda a garantizar que hagamos las mismas preguntas a cada proveedor y, para algunos tipos de preguntas, podemos convertir las respuestas directamente en tablas o gráficos. La sección final del cuestionario solicita su opinión sobre las tendencias que impulsan la categoría en su conjunto. Esta información cualitativa es extremadamente valiosa para mí, por lo que uso Zapier para asegurarme de que sus respuestas terminen en memes donde puedo mostrarlas mientras esbozo y escribo.

También uso estos formularios internamente. Tienen muchas características que los hacen más potentes que la extensión del navegador Zapier, y una de las más importantes es la capacidad de usar menús desplegables, casillas de verificación y botones de opción. Estos tipos de entradas aseguran que obtenga datos consistentes y estructurados sin molestos errores alternativos, faltas de ortografía, errores tipográficos, etc.

Con estos datos consistentes, es mucho más fácil diseccionar y analizar los datos resultantes sin hacer una gran cantidad de limpieza.En las primeras etapas de la investigación MIR, cuando recopilo información sobre proveedores en diferentes categorías, utilizo un formulario para completar los datos. se introducen en Google Tables o Airtable, donde luego puedo analizar todo. Configuré mi escritorio para tener el formulario en un lado de la pantalla y la información que se debe ingresar en el otro. Debido a que uso cuadros desplegables como "Categoría de software", donde puedo elegir entre diferentes opciones, luego puedo ver todas las empresas en esa categoría una al lado de la otra, pero puedo saltar de una categoría a otra a medida que recopilo información.

Reenvío de correo electrónico o BCC

Como especialista en marketing, probablemente trabaje mucho con el correo electrónico, pero las interfaces de correo electrónico, sin importar qué tan bien diseñadas estén, no son los lugares ideales para mostrar la información que comparte y recibe por correo electrónico y que desea agregar a su base de conocimiento personal. , asegúrese de que se admita el reenvío de correo electrónico como medio para importar información.

Con algunas herramientas como ClickUp, puedo BCC una dirección de correo electrónico específica cuando envío un mensaje relacionado con una tarea específica, y ese correo electrónico (así como muchas respuestas) irá a la tarea del campo Comentarios agregada.

Grabación + Transcripción AI

Esto es algo que he usado para reuniones virtuales (asegúrese de obtener permiso), seminarios web o eventos, chats de Twitter, podcasts, etc. Una vez que haya grabado el discurso, póngalo en Otter o Speak para la transcripción automática .ai Guarde la transcripción a su repositorio no estructurado (asegúrese de conservar el audio original en caso de que la traducción automática no sea precisa).

Leelo después

Uso Pinboard (la evolución de lo que era delicioso) para capturar dos tipos de información: artículos que parecen prometedores pero que no tengo tiempo para leer en este momento, y artículos que he leído y que quiero consultar más adelante, p. B. Cuando armo algo que estoy escribiendo. Si paga por la cuenta "Archivo" ($39/año), Pinboard mantiene una copia local del contenido en las URL que ha marcado. Más tarde, puede encontrar información relevante a través de etiquetas o búsqueda de texto completo, incluso si la fuente de contenido original ya no está en línea.

Conclusión

Estas son solo algunas de las formas en que trato de asegurarme de no perderme información importante a lo largo del día. Espero que le den algunas ideas que puedan ayudar a suavizar su flujo de trabajo. Estaré investigando la organización y aparición de esta información en las próximas semanas.

Sobre el Autor

Pamela Parker es directora de investigación en el estudio de contenido de Third Door Media, donde trabaja con Search Engine Land y MarTech para crear informes de inteligencia de MarTech y otro contenido detallado para editor creado por especialistas en marketing digital y editor de características ejecutivas. Parker es una autoridad respetada en el campo del marketing digital y ha estado informando y escribiendo sobre el tema desde su creación. Ex editora en jefe de ClickZ, también ha trabajado en el lado comercial ayudando a los editores independientes a monetizar sus sitios web.Federated Media Publishing Parker obtuvo una maestría en periodismo de la Universidad de Columbia.