Una guía de 12 pasos para implementar un sistema de gestión de activos digitales

Implementar un programa de gestión de activos digitales (DAM) en toda la empresa no es una tarea fácil WL Gore and Associates, más conocida por sus telas y productos Gore-Tex, tuvo que hacer precisamente eso. La conferencia MarTechRachel Edwards, la bibliotecaria de Enterprise DAM de la compañía, nos explicó cómo lo hicieron. También explicó por qué la estrategia de Producto Mínimo Viable (MVP) que eligieron fue clave para su lanzamiento exitoso (hay un video de su presentación al final de este artículo).

El problema. Gore necesitaba un DAM porque sus activos estaban dispersos por todas partes. Unidades compartidas, discos duros externos, sitios de SharePoint, carpetas en PC individuales. No había un depósito centralizado para los activos, ningún proceso estandarizado para encontrar activos y ningún control de contenido. Cada departamento, e incluso en algunos casos los subdepartamentos más pequeños dentro de esos departamentos principales, tenían su propia forma de hacer las cosas. No había consistencia. Esto era particularmente doloroso para los usuarios que trabajaban en varios departamentos.

que es mvp"Es la versión de un producto que tiene las funciones suficientes para atraer y ser utilizable por los primeros usuarios”, dijo Edwards. "Esos primeros usuarios pueden luego validar el producto y proporcionar comentarios e ideas para futuras mejoras y desarrollos. Uso". El MVP El enfoque para lanzar su DAM tiene muchas ventajas, especialmente si su empresa nunca ha tenido un DAM”.

1: Infórmate de los requisitos

Edwards dice que no pregunte a las partes interesadas qué quieren, pregunte qué necesitan. El hecho es que es posible que no tengan idea de lo que quieren. "Es posible que no tengan ningún contexto para enmarcar la pregunta si simplemente descubrieron qué es un DAM y solo tienen una gran comprensión de cómo podría beneficiarlos a largo plazo", dijo.

Cuando ese es el caso, a menudo tienden a querer lo que creen que un sistema DAM puede hacer por si acaso, independientemente de lo que el DAM realmente deba hacer para satisfacer las necesidades comerciales que los llevan por el peligroso camino de la personalización excesiva ", dijo. "La personalización excesiva no solo puede afectar negativamente el rendimiento de su sitio, sino que también puede afectar gravemente su capacidad para actualizar y mejorar su DAM más adelante".

2: Separar las necesidades de los deseos

Comience por filtrar los requisitos a necesidades frente a deseos. El MVP es esencialmente la unidad de entrega más pequeña que agrega valor a alguien. ¿Y quién es este alguien? "A medida que construye su DAM, concentre sus energías en satisfacer a los innovadores y los primeros en adoptar la tecnología que serán su minoría ruidosa y su grupo de usuarios finales”, dijo. "Complazca a su minoría ruidosa y decepcionarlos y después de atraer otros con su entusiasmo por el éxito del DAM. Serán sus mayores animadores y uno de sus mayores recursos de relaciones públicas".

El mínimo para un DAM. En esencia, un DAM simple es un repositorio para almacenar activos con metadatos adjuntos. Estos metadatos le permiten encontrar los activos una vez que están en el DAM a través de un mecanismo de búsqueda, para que pueda recuperarlos si es necesario". Si tiene estas tres funciones básicas: carga, búsqueda y descarga, tiene su DAM de inicio Edwards dijo: 'También tiene la opción de instalar la versión lista para usar de su sistema DAM que compró. Vea al instante lo que el sistema puede hacer sin preocuparse por los ajustes”.

Tomó alrededor de seis meses elegir el proveedor y la plataforma de DAM correctos. Gran parte de este tiempo se dedicó a analizar los requisitos comerciales generales que debe cumplir el DAM. Debido a que se trataba de un esfuerzo a nivel empresarial, la solución debía ser lo suficientemente robusta para satisfacer las necesidades de las cuatro unidades comerciales distintas de la empresa: soluciones de telas, prendas de vestir, médicas y de rendimiento.

Sigue leyendo: 20 preguntas para los proveedores de la plataforma de gestión de activos digitales durante la demostración

3: Definir el papel de las partes interesadas

A continuación, el equipo determinó quiénes eran las partes interesadas en cada departamento. Era importante que entendieran sus roles en el proyecto y los compromisos de tiempo involucrados. "Necesitábamos asegurarnos de que pudieran y permanecerían completamente comprometidos durante la duración del trabajo", dijo Edwards. Así que establezca expectativas claras desde el principio. Y no tenga miedo de eliminar o reemplazar a las partes interesadas que no cumplan con sus expectativas".

El enfoque de la reunión inicial con las partes interesadas fue evaluar las necesidades específicas de cada departamento. "Sabíamos que nuestra base de usuarios no era sofisticada cuando se trataba de usar sistemas DAM, por lo que mantuvimos la conversación en un nivel relativamente alto", dijo. También usamos esto como una oportunidad para explicar el proceso de MVP y establecer expectativas. Para nosotros estaba muy claro que el producto que recibirían el primer día no era el producto final”.

MVP no fue lo único nuevo que se probó en este proyecto, también fue la primera vez que la empresa adoptó la metodología ágil de dividir las tareas en múltiples fases cortas y entregar el trabajo en incrementos a menudo más pequeños". "El proyecto DAM ahora es ampliamente aclamado. como el primer éxito ágil de Gore”, dijo Edwards. "En última instancia, animó a otros equipos de proyectos de la empresa a adoptar el estilo de trabajo ágil".

Clave del éxito: La comunicación clara desde la reunión inicial fue un factor importante en este éxito. Edwards dijo que hizo que las partes interesadas pensaran en entregas más pequeñas y explicó que entregaríamos la funcionalidad actualizada más rápido pero en paquetes más pequeños.

• CIMA: Crear un plan de comunicación es crucial. Defina cómo notificará a las partes interesadas sobre el progreso y los obstáculos.

4: Determine qué requisitos se aplican en toda la empresa

Una vez que tenga los requisitos, divídalos en dos grupos, los que son específicos de un departamento y los que se aplican a todos los departamentos.

El equipo de Gore decidió una implementación por etapas, comenzando con la división médica, por dos motivos: en primer lugar, porque el sector médico sabía mejor dónde estaban ubicados sus activos y ya había comenzado a adoptar algunas convenciones de nomenclatura para ellos y, en segundo lugar, porque tenían reglas y normas legales muy específicas. requisitos de cumplimiento normativo con respecto a su contenido que debían abordarse desde el principio. "Nos dimos cuenta de que si tuviéramos que considerar el caso de gestión de derechos más estricto desde el principio", dijo Edwards. “Podíamos hacerlo con la confianza de que si funcionaba para Medical, funcionaría para todos los demás”. Esto estableció la herramienta básica de gestión de activos que los demás departamentos podrían usar y desarrollar posteriormente.

5: Prioriza el tiempo, el dinero o el rendimiento

El equipo de Edward fijó un plazo de 13 semanas para construir esta primera versión del DAM. Ellos presupuestaron $25,000 por semana para el trabajo de cada semana. "Teniendo en cuenta el tiempo, el dinero y el rendimiento, sabíamos que no podíamos maximizar los tres", dijo Edwards.Después de establecer el tiempo y el presupuesto, redujeron la producción a lo que realmente necesitaban.

• CIMA: Obtenga consejos de los primeros usuarios: "De nuestro personal de 10,000, teníamos una minoría vocal de 13 primeros usuarios dedicados en el departamento médico, y confiamos en ellos para los elementos imprescindibles y agradables para la definición de MVP".

6: Reunirse con las partes interesadas durante la construcción

Durante estas 13 semanas, el equipo se reunió regularmente con las partes interesadas para ajustar, recalibrar y acordar continuamente las prioridades cambiantes.

• Reuniones diarias de pie con el equipo central del proyecto y el socio de implementación.
• Reuniones de estado semanales con las partes interesadas.
• Aproximadamente cada dos semanas, se realizaban demostraciones que mostraban el progreso y las actualizaciones.

Debido a que los requisitos, los planes y los resultados se reevaluaban con frecuencia, el equipo pudo responder rápidamente a los cambios y puntos muertos.

Obtenga el boletín diario con el que cuentan los especialistas en marketing digital.

7: Comience a hacer ejercicio tan pronto como comience

Después del lanzamiento oficial de MVP DAM, el equipo comenzó la capacitación de los usuarios finales: “En cada una de estas sesiones, no solo explicamos qué es exactamente un DAM para aquellos que quizás no lo hayan encontrado antes, sino que también enfatizamos el hecho de que que esta era la versión MVP", dijo Edwards.

8: Haz lo que sea necesario para obtener comentarios de los usuarios

Era importante que los usuarios entendieran que el DAM todavía es un trabajo en progreso. Su funcionalidad continuaría creciendo y expandiéndose con el tiempo. El equipo también enfatizó que los usuarios ayudarían a determinar esto proporcionando comentarios. El equipo dejó en claro a quién podían acudir los usuarios con preguntas y sugerencias, y les proporcionó una variedad de métodos para hacerlo. Dejó en claro que querían cualquier comentario, grande o pequeño, bueno o malo.

9: Deja que hierva a fuego lento

"Una vez que su MVP DAM esté activo, deje que los usuarios vivan con él por un tiempo, no solo unas pocas semanas", le dijo a Edwards. "Los usuarios tardan meses en acostumbrarse realmente a él y recopilar estadísticas de uso que le brinden una imagen precisa de cómo se utiliza el DAM para que sea útil. Deje que sus usuarios vean cómo se adapta a su trabajo y les gusta. sus necesidades y luego pueden pensar en cómo podría mejorar esas cosas”.

Preguntas a los Usuarios. Dado que están usando el DAM, comuníquese con sus usuarios con regularidad. Tus primeras preguntas:

• ¿Que funciona?
• ¿Qué no funciona?
• ¿Qué características le gustaría tener que no están disponibles actualmente?

10: Descubra lo que los usuarios no hacen

Un buen sistema DAM le brindará datos sobre lo que sus usuarios están haciendo con él y también le mostrará lo que podrían no estar haciendo.

• CIMA: “Cuando se alienta activamente a los usuarios a proporcionar comentarios, cuando saben que se escuchan sus comentarios y que son un elemento valioso en el proceso de planificación de mejoras, realmente ayuda a impulsar la participación de los usuarios, y los usuarios felices y comprometidos pueden ayudar a tener más usuarios satisfechos. atraer usuarios comprometidos”.

11: Averigüe de dónde más obtienen activos

Su DAM es su depósito central para todos los activos de su empresa. Para tener éxito, debe ser la única fuente de verdad para todo su contenido. Si sus usuarios no obtienen sus activos del DAM, averigüe de dónde los obtienen. ¿Cómo pueden estos otros sistemas integrarse con su DAM? ¿Puede el DAM reemplazar estos sistemas? Si había un sistema que usaron anteriormente como pseudo DAM, apáguelo. Si la desactivación no es posible, asegúrese de que se hayan eliminado todos los activos que ahora están en el DAM.

"Probablemente hay más lugares donde los usuarios obtienen activos de los que crees”, dijo Edwards. “Sigue haciendo las preguntas. Las respuestas que te están dando hoy sobre cómo funciona o no el DAM para ellos podrían no ser las respuestas ellos le darán la próxima semana, el próximo mes o incluso el próximo año. En Gore, me mantengo en contacto regular con nuestros accionistas y tenemos reuniones mensuales con nuestros Superusuarios".

Obtenga el boletín diario con el que cuentan los especialistas en marketing digital.

12: Hacer que las unidades de negocio realicen encuestas

En el año siguiente al lanzamiento de MVP DAM, los departamentos enviaron encuestas trimestrales a sus usuarios preguntándoles qué les gustaba y no les gustaba del DAM, cuándo lo usaban y cuándo no, pero deberían mejorar tanto la funcionalidad del DAM como así como para apoyar a los departamentos en la racionalización y mejora de su contenido y metadatos. "Tenemos un tablero de análisis que nos permite medir el uso y la efectividad de los activos para que podamos mejorar continuamente el proceso de producción de activos", dijo Edwards. "Podemos ver lo que funciona y deshacernos de lo que no funciona".

Información que debe proporcionar el tablero de su sistema:

• ¿Cómo buscan los usuarios en cada unidad de negocio?
• ¿Usan solo el cuadro de búsqueda de texto libre, solo los filtros de búsqueda que se les proporcionan o una combinación de ambos para encontrar sus activos?" "Si no usan los filtros de búsqueda, podemos discutir cómo podemos mejorarlos".
• Descargas por tipo de recurso y listado de los recursos más descargados en cada unidad.
• Términos de búsqueda ingresados ​​por usuarios que devolvieron 0 resultados. Esto ayuda a determinar si es necesario ajustar los metadatos o si se pueden crear nuevos activos para satisfacer las necesidades del usuario.

Un DAM no es un sistema de configuración y olvido. Los nuevos usuarios traen nuevas preguntas y nuevos requisitos. Tu trabajo nunca termina. Esté atento a sus métricas e interactúe activamente con sus usuarios para asegurarse de que su DAM siga prosperando como una única fuente de verdad para todos los activos de su organización hoy, mañana y más allá.

"El programa DAM es continuo y sostenible”, dijo Edwards. "Siempre hay algo que se puede hacer para mejorar la forma en que las personas trabajan. El contenido que necesitan y cómo obtienen ese contenido está en constante evolución".

Sobre el Autor

Constantine von Hoffman es el editor en jefe de MarTech. Periodista veterano, Con ha cubierto negocios, finanzas, marketing y tecnología para CBSNews.com, Brandweek, CMO e Inc. Fue editor de la ciudad del Boston Herald, productor de noticias en NPR, y ha escrito para Harvard Business Review, Boston Magazine, Sierra y muchas otras publicaciones. También fue un comediante profesional, hablando en convenciones de anime y juegos sobre todo. desde Mi vecino Totoro hasta la historia de los dados y los juegos de mesa, es el autor de la novela de realismo mágico John Henry the Revelator y vive en Boston con su esposa Jennifer y demasiados o muy pocos perros.