Una vez que haya decidido que una plataforma de eventos digitales tiene sentido para su negocio, dedique tiempo a investigar proveedores individuales y sus capacidades haciendo lo siguiente:
- Haga una lista de todas las funciones DEP que tiene actualmente, le gustaría tener y sin las cuales no puede vivir. Esta última categoría es crucial y le ayudará a evitar un error costoso. Si encuentra que el proveedor no ofrece esta capacidad "imprescindible", obviamente no encaja.
- Tome su lista de habilidades y luego haga su investigación. Hable con sus compañeros de marketing para averiguar quién está usando qué DEP y por qué.
- Limite su lista a los proveedores que coincidan con sus criterios. Envíe su lista de capacidades DEP que ha identificado y establezca un plazo para la respuesta.
- Decida si necesita o no participar en un proceso formal de RFI/RFP. Esta es una preferencia individual. Sin embargo, asegúrese de proporcionar a cada proveedor la misma lista de capacidades para facilitar la comparación.
Las RFP más efectivas solo solicitan información relevante y brindan información completa sobre su marca y sus requisitos DEP. Deben reflejar los objetivos estratégicos generales y los KPI. Mencione los KPI más importantes de su empresa y explique cómo medirá el éxito de sus esfuerzos DEP. Agregue detalles sobre los horarios y los sistemas martech existentes que ha implementado.
Excavar más hondo: Cómo obtener datos de eventos digitales
A partir de las respuestas de la RFP, debería poder reducir su lista a tres o cuatro soluciones que le gustaría demostrar.
Configure demostraciones con estos proveedores dentro de un período de tiempo relativamente corto después de recibir las respuestas de la RFP para permitir comparaciones relevantes. Asegúrese de que todos los posibles usuarios internos se unan a la llamada de demostración y tenga en cuenta lo siguiente:
- ¿Qué tan fácil es usar la herramienta?
- ¿El proveedor parece entender nuestro negocio y nuestras necesidades?
- ¿Mostrarnos nuestras funciones imprescindibles?
Otras preguntas para hacerle a cada proveedor de plataforma de eventos digitales según su modelo de negocio son:
Creación, gestión y registro de agenda:
- ¿Cómo funciona el proceso de construcción de la agenda y qué tan flexible es? ¿Nos permitirá crear y administrar los tipos de eventos que estamos organizando ahora?
- ¿Qué tipo de aprendizaje automático o inteligencia artificial utiliza la herramienta para sugerir contenido a los usuarios y cómo lo habilitaríamos?
- ¿Puede la herramienta relacionar a los asistentes al evento con sus roles en un grupo de compras y sus cuentas correctas en nuestro CRM?
- ¿La herramienta muestra de dónde provienen los inscritos (canal o campaña) y cómo interactúan con la agenda de preinscripción?
- ¿Puede el DEP mantener una sola cuenta para una persona en múltiples eventos para que podamos continuar recopilando datos de intenciones a lo largo del tiempo?
- ¿La herramienta permite que los patrocinadores, expositores y oradores inicien sesión y administren su propio contenido (biografía y foto de rostro para los oradores, contenido del portal de patrocinadores para los expositores)?
Descargue el informe de inteligencia de Aprendermarketing: Plataformas empresariales para eventos digitales: una guía para especialistas en marketing
Funciones para crear, editar y atraer contenido:
- ¿Cuántos asistentes simultáneos pueden asistir a un evento sin degradar la calidad del video? ¿Cómo afecta esta ecuación la grabación en vivo versus la pregrabación?
- ¿Podemos editar y mejorar el video dentro de la propia plataforma o necesitamos usar otra herramienta o herramientas?
- ¿Qué funciones de interacción adicionales (gamificación, cuestionarios, encuestas, etc.) se ofrecen como parte de una sesión?
- ¿Qué tipos de contenido (PDF, video en vivo, video grabado, audio interactivo o video) se pueden ofrecer en los stands de expositores virtuales para maximizar la participación en este entorno?
- ¿Cómo facilita la plataforma el networking entre participantes, ponentes y patrocinadores?
Análisis, Informes e Integración:
- ¿La herramienta ofrece análisis en tiempo real?
- ¿La herramienta proporciona vistas resumidas y/o detalladas de diferentes personas e ideas?
- ¿Qué métricas se recopilan para medir la participación y la intención del usuario? ¿Qué tan detallados son estos informes? (Por ejemplo, ¿puedo ver si una persona vio una sesión hasta el final o si se detuvo después de los primeros dos minutos?)
- ¿La herramienta nos ayuda a recopilar datos relevantes para nosotros y nuestros socios mientras cumplimos con las regulaciones de protección de datos relevantes?
- ¿Hay integraciones nativas disponibles con nuestra plataforma CRM y/o de automatización de marketing para que podamos aprovechar los datos históricos?
- Si no, ¿hay una API disponible para integraciones de sistemas personalizados?
Formación y atención al cliente:
- ¿Cuánta capacitación necesitamos para usar el software y qué tipo de capacitación está disponible?
- ¿Qué nivel de atención al cliente se ofrece y cuándo está disponible (es decir, 24/7 frente a 8/5)?
- ¿Cuál es el tiempo de procesamiento de las solicitudes/tickets de soporte?
- ¿Hay servicios profesionales o apoyo disponibles para nuestra transición a DEP?
- ¿Qué nuevas características se están considerando?
- ¿Cuál es la hoja de ruta del producto a largo plazo y las fechas de lanzamiento?
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Sobre el Autor
Pamela Parker es directora de investigación en el estudio de contenido de Third Door Media, donde trabaja con Search Engine Land y Aprendermarketing para crear informes de inteligencia de Aprendermarketing y otros contenidos detallados para especialistas en marketing digital. Parker es una autoridad respetada en el campo del marketing digital y ha estado informando y escribiendo sobre el tema desde su creación. Ex editora en jefe de ClickZ, también ha trabajado en el lado comercial ayudando a los editores independientes a monetizar sus sitios web.Federated Media Publishing Parker obtuvo una maestría en periodismo de la Universidad de Columbia.
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