Cómo las nuevas aplicaciones de trabajo remoto y las reuniones virtuales están cambiando la experiencia de los empleados

Trabajar desde casa prácticamente ha eliminado las interacciones sociales informales que permiten a los empleados conocerse y compartir ideas. El correo electrónico y el chat no son lo mismo que ir a tomar un café, conversar junto a la tetera o encontrarse con alguien en el pasillo. Sin embargo, una nueva generación de aplicaciones de trabajo remoto y plataformas de reuniones virtuales está configurada para solucionarlo.

Crear nuevas salas de reuniones en una oficina digital

“El hecho es que cada empresa que tiene éxito está ‘distribuida’”, dijo Howard Lerman, fundador y director ejecutivo de Roam, una sede basada en la nube para trabajadores remotos. Habitaciones, miembros remotos del equipo. Cualquier empresa que prospera tiene gente en todas partes y, francamente, el compromiso distribuido ya estaba fracturado antes de la llegada del trabajo remoto”.

Roam, actualmente en versión beta con unas dos docenas de empresas y clientes más pequeños, permite a los usuarios navegar por un plano de planta donde cada empleado tiene su propia oficina y puede moverse y reunirse con sus colegas.

Roam Suelo Imagen del mapa: Roam.

Las grandes organizaciones pueden construir varios pisos en Roam para parecerse a un edificio de oficinas, con cada piso al servicio de un departamento o función diferente. Las salas de conferencias acomodan a más personas para reuniones formales, mientras que un teatro incluye un «escenario» para presentaciones de video estilo zoom.

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Los empleados obtienen una vista panorámica de quién está en su escritorio, qué empleados se están reuniendo y el estado de los usuarios individuales, para que los miembros del equipo sepan de un vistazo si alguien está disponible para una reunión informal.

«Hay demasiadas reuniones”, dijo Lerman. “Las cosas que actualmente deberían ser de cinco minutos para dos personas están programadas para reuniones de Zoom de 60 minutos para ocho personas la próxima semana. Vivimos en un mundo donde nuestro flujo de trabajo está cambiando, la tecnología admite, y lo que tenemos que hacer es lograr lo contrario”.

Admite flujos de trabajo y preferencias individuales

En lugar de estructurar el flujo de trabajo de un equipo con muchas reuniones formales a gran escala, las aplicaciones de trabajo remoto ponen a los empleados en el asiento del conductor y les brindan la flexibilidad de reunirse brevemente cuando sea necesario.

Según Lerman, el tiempo promedio de reunión en Roam es de ocho minutos y medio, de las cinco horas que el usuario promedio pasa en Roam, solo 80 minutos se dedican a las reuniones.

«Para la mayoría de los miembros de Roam, el tiempo total de la reunión se reduce en un 50 % porque puedes acercarte a alguien y conocerlo de inmediato en lugar de planificar todo para el futuro», dijo.

Los usuarios también pueden personalizar su espacio de trabajo en Roam como un perfil de redes sociales, con fotos familiares, libros que les gustan y otras preferencias. Incluso hay una opción para reproducir una breve melodía de apertura de tres segundos cuando un usuario entra o sale de una sala de reuniones.

Pero, por supuesto, también se debe hacer un trabajo serio y los procesos de trabajo importantes deben encajar en la experiencia digital de las aplicaciones de trabajo remoto.

Frameable Spaces, una aplicación de trabajo remoto lanzada por Frameable, también utiliza un plano de planta y oficinas personales para apoyar la colaboración. Entre sus clientes se incluyen Amazon, Uber, Airbnb y HubSpot, entre otros.

«En términos de integraciones, ha elegido las herramientas que quiere usar”, dijo Adam Riggs, fundador y director ejecutivo de Frameable. «Estratégicamente, no queremos escoger y elegir [integrations].”

Y agregó: «Hemos invertido mucho en una excelente tecnología de video para que varias personas puedan compartir la pantalla al mismo tiempo».

Roam Theatre Ver imagen: Roam.

Al compartir la pantalla, los miembros del equipo pueden iniciar sesión individualmente en otras herramientas de trabajo clave y luego mostrar sus pantallas y compartir ideas con colegas.Otro caso de uso que señaló Riggs fue que Frameable Spaces podría usarse como un puente para dos oficinas físicas separadas que un equipo podría trabajen juntos en un edificio de oficinas y sepan al instante quién está de guardia en la otra oficina física mirando Frameable Spaces, y el equipo en la otra ubicación sabría lo mismo sobre el primer equipo.

El énfasis aquí está en trabajar sincrónicamente, ya sea físicamente juntos o conectados de forma remota.

«Sin estar directamente en contra del trabajo asincrónico, creemos que el trabajo sincrónico permite que diferentes tipos de talento trabajen juntos”, dijo Riggs. «No tiene que ser ‘cámara encendida’ todo el tiempo, pero es importante tener un flujo y el chat solo no ofrece eso».

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Cree una cultura en el lugar de trabajo con eventos virtuales

Las aplicaciones de trabajo remoto, como Roam y Frameable Spaces, permiten que los colegas regresen digitalmente a un espacio compartido. Permiten a los clientes personalizar el diseño de la oficina para reflejar el trabajo de los empleados de la empresa y reemplazar algunas de las necesidades que satisfacen las oficinas físicas al tiempo que hacen que el trabajo eficiente sea más eficiente y flexible para una nueva era de organizaciones más «distribuidas».

Ninguno es inmersivo, pero se tiene cuidado de agregar matices a las interacciones virtuales.

Por ejemplo, cuando las personas van al gran teatro para presentaciones en Roam, se encuentran con múltiples capas de interacción codificadas en la UX: Primero, un usuario puede elegir en qué fila quiere sentarse en la fila de la audiencia, pero no con el resto de el teatro, al igual que la creación de una presentación de PowerPoint personal. Mientras tanto, solo los que están en el «escenario» pueden ser vistos y escuchados por todos, lo que elimina gran parte de la confusión y el caos de las llamadas Zoom masivas de múltiples usuarios.

Pero en este nuevo y valiente mundo del trabajo remoto, algunas empresas están experimentando con eventos virtuales inmersivos. Party.Space, una plataforma de metaverso B2B, organizó un retiro empresarial virtual para Zapier y un concurso de Halloween para Google.

El CEO y fundador de Party.Space, Yurii Filipchuk, hace una clara distinción entre los espacios virtuales para el trabajo, que maneja los descarados manejos de Google Docs y los administradores de tareas, y su propia plataforma, que brinda un espacio virtual para socializar.

«Ciertamente, cada proceso de trabajo tiene que ver con la eficiencia y los resultados, pero son difíciles de lograr sin un componente social”, dijo Filipchuk. «Para ser más productiva, una persona necesita sentir una conexión emocional con su empresa y sus colegas. entra el metaverso.» .»

Agregó: «Las organizaciones deben crear un entorno para la comunicación social no formal como parte de su implementación de formato remoto. Y nuevamente, Metaverse es una gran herramienta para eso porque puede organizar cualquier fiesta, reunión y reunión que necesite y todo puede unir a los miembros de su equipo en todo el mundo”.

Party.Space aloja espacios virtuales 3D completamente inmersivos que también son fáciles de usar y basados ​​en navegador, por lo que los usuarios no necesitan ningún hardware adicional para participar. Estos espacios para fiestas están personalizados para reflejar la cultura de una empresa e involucrar a los empleados en un entorno dinámico para explorar. La gamificación también se incluye en forma de cuestionarios temáticos.

El trabajo remoto puede ser menos social y distraer más, dice Filipchuk. Es por eso que las empresas deben intensificar y hacer que la experiencia de trabajo digital sea más atractiva y sostenible.

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Sobre el Autor

Chris Wood tiene más de 15 años de experiencia en reportajes como editor y periodista B2B. En DMN, se desempeñó como editor asociado y proporcionó un análisis original sobre el panorama tecnológico de marketing en evolución. Ha entrevistado a líderes en tecnología y política, incluida la directora ejecutiva de Canva Pers, Melanie, el ex director ejecutivo de Cisco, John Chambers, y Vivek Kundra, quien fue nombrado el primer CIO federal del país por Barack Obama. Está particularmente interesado en cómo las nuevas tecnologías, incluyendo lenguaje y blockchain, revolucionando el mundo del marketing tal como lo conocemos. Moderó un panel sobre «Teatro de innovación» en el Fintech Inn en Vilnius. Además de sus informes orientados al marketing en industrias como Robotics Trends, Modern Brewery Age y AdNation News, Wood también ha escrito para KIRKUS y contribuye con ficción, crítica y poesía a varios blogs de libros importantes. Estudió inglés en la Universidad de Fairfield, nació en Springfield, Massachusetts y vive en Nueva York.

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