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Cómo usar WordPress para la gestión de documentos o gestión de archivos

De una simple plataforma de blogs, WordPress se ha convertido en una poderosa herramienta CMS que las personas usan a su manera. Anteriormente le mostramos cómo hacer coedición en WordPress. En este artículo le mostraremos cómo utilizar WordPress como sistema de gestión de documentos. El objetivo es utilizar WordPress como una plataforma de colaboración que permita a los equipos trabajar en documentos y gestionar la gestión de archivos, el flujo de trabajo y el alojamiento de archivos al mismo tiempo.

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Configurar el sistema de gestión de documentos

Lo primero que debe hacer es instalar y activar el complemento WP Document Revisions. Cuando se activa, el complemento agregará un elemento de menú «Documentos» a la barra lateral de administración de WordPress. Al hacer clic en él, accederá a la página de documentación.

Trabajar con documentos

Para agregar un nuevo documento, haga clic en Agregar documento. Esto lo guiará Agregar un nuevo documento página donde puede nombrar este documento y subirlo a WordPress. También puede descargarlo desde Estado del flujo de trabajo Menú desplegable. De forma predeterminada, tiene un estado de borrador de Inicial, En curso, Final y En revisión. Puede asignar la propiedad del documento a cualquier otro usuario de WordPress. El estado de publicación predeterminado para un documento nuevo es Publicación privada, lo que significa que el documento está disponible para otros usuarios en su sistema. También puede proteger documentos con contraseña o publicarlos públicamente en su sitio web.

Agregar un nuevo documento al sistema de gestión de documentos

WP Document Revisions permite a los usuarios ver documentos. El sistema de gestión de documentos bloquea los documentos extraídos. Si otro usuario intenta editar el mismo documento, verá una notificación de que otro usuario está trabajando en el documento y lo ha bloqueado. Sin embargo, si el segundo usuario tiene permisos, puede desbloquear.

Administrar roles de usuario en la revisión de documentos de WP

WP Documentation Review utiliza la gestión de usuarios de WordPress existente. Las capacidades de los usuarios en un sistema de gestión de documentos son similares a las capacidades de los usuarios como blogs en WordPress.

asociar Pueden crear nuevos documentos, pero no pueden cargar documentos. Los colaboradores también pueden descargar la documentación publicada. Sin embargo, no pueden ver documentos publicados personalmente creados por otros usuarios.

autor Puede crear y cargar nuevos documentos. También pueden descargar documentos publicados públicamente y editar los suyos propios.

Editor Puede procesar todos los documentos, eliminar documentos y administrar flujos de trabajo. No pueden agregar nuevos usuarios al sistema.

administrador Pueden realizar todas las tareas y también agregar nuevos usuarios al sistema de gestión de documentos.

Registrar el estado del flujo de trabajo

De forma predeterminada, su estado de flujo de trabajo es Borrador inicial, En curso, Borrador final y Revisar. Archivo »Estado del flujo de trabajo Cree un nuevo estado de flujo de trabajo o edite un estado existente. WP Document Review también funciona con Edit Flow.

Administrar el estado del flujo de trabajo de los documentos

WordPress como plataforma y WP Document Revisions como sistema de gestión de documentos ofrecen una alternativa de código abierto a las costosas herramientas de colaboración. Ahora hablemos de sus pensamientos sobre el uso de WordPress como un sistema de gestión de documentos.

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