Herramientas y técnicas de videoconferencia para reuniones efectivas
En estos tiempos, la videoconferencia se ha consolidado como una herramienta eficaz para la comunicación personal y profesional. Aunque es cierto que todavía hay mucha gente que no está acostumbrada, porque es un poco complicado utilizar la tecnología adecuada.
¿Sueles trabajar desde casa o en la oficina? No importa dónde trabaje, las herramientas de videoconferencia se han convertido en una forma de facilitar la administración empresarial en la nube.
Participar en conversaciones virtuales para reducir la distancia con clientes y socios o hablar con su equipo de trabajo se está convirtiendo en una tarea diaria.
Si todavía estás acostumbrado a estas reuniones virtuales, te contamos que hay algunas sugerencias para facilitar una comunicación eficaz para que tu videoconferencia sea un éxito (incluso si tienes niños gateando sobre ti o tu gato necesita tu atención).
Consejos y herramientas para una videoconferencia eficaz
Para que sus reuniones sean productivas y efectivas, además de nuestras habilidades de tarea, le recomendamos que siga estas pautas antes y durante la videoconferencia:
Recomendaciones antes de la videoconferencia:
➽ Seleccione la configuración correcta
Elegir el lugar adecuado es importante para transmitir la seriedad y claridad de la escena. Por un lado, es útil elegir una pared en blanco o, si se desea, mostrar o mezclar un diploma o puesto.
Por otro lado, estudia la luz natural que entra y evita entrar por las ventanas con demasiada luz, ya que se ve demasiado oscura.
Si se va a utilizar luz artificial, la bombilla debe ser blanca o fluorescente para evitar sombras.
➽ Pruebe la cámara y el audio de antemano
Asegúrese de que su cámara tome fotografías de buena calidad. Por este motivo, evite apuntar el dispositivo a la luz, de lo contrario, los demás participantes no podrán reconocer bien la expresión de su cuerpo.
Aparte de la cámara, el sonido también es muy importante. Por lo tanto, le recomendamos que lo pruebe antes de iniciar una videoconferencia.
¡Ah! Para obtener una mejor calidad de sonido y poder escuchar su voz de forma clara y silenciosa, elija unos auriculares con micrófono incorporado.
➽ Asegúrese de que haya una conexión a Internet
Por último, aunque parezca obvio, muchas personas no comprueban la correcta conexión a Internet. Si no hay falla de Internet o de la red, la videoconferencia, por supuesto, se interrumpirá y no será efectiva.
Sugerencias durante la videoconferencia:
➽ Mantenga contacto visual con la otra persona
Antes de elegir una herramienta de videoconferencia, tenga en cuenta los dos puntos siguientes:
- Mire la cámara mientras habla.
- Mire la pantalla mientras escucha.
➽ Evite la multitarea
Al igual que en una reunión cara a cara, estás en una sala donde vigilas de cerca lo que sucede allí, con la misma energía, seriedad y profesionalidad. Debe continuar la reunión virtual.
También puede ser muy molesto y molesto cuando alguien está en una videoconferencia y escucha otros clics, salidas o sonidos en WhatsApp.
➽ Preste atención a su tono y lenguaje
Incluso si alguien no aterriza en algún momento, eso no significa que no deba estar en la posición correcta.
Recuerde que el lenguaje corporal a veces expresa mucho más que palabras. Así que tenga cuidado, exprésese y muestre interés en lo que el resto de ustedes está discutiendo.
➽ Si es necesario
Por otro lado, el idioma también es muy importante. Además, tenga en cuenta que las reuniones que duran dos o tres horas son ineficaces y, en última instancia, aburren a los asistentes.
Utilice información clara y concisa para expresar el tema directamente.
Entonces, cuando seas tú quien lo organice, marca límites y sigue unas pautas para expresar todo lo que necesitas, en el tiempo fijado de antemano.
La mejor herramienta de videoconferencia
La clave para una reunión eficaz es utilizar la tecnología adecuada para realizar una reunión remota. Pero con tantas herramientas de videoconferencia disponibles, ¿cuál elegir?
Las mejores herramientas de videoconferencia:
- Webinar: Uno de los software de transmisión de video más avanzados, salas de reuniones remotas y seminarios web, capacidades de grabación y muchos otros grandes beneficios que puede encontrar en el sitio en línea.
- Clausura: Todo lo que necesita es una cuenta de Gmail para ejecutar videoconferencias gratuitas. Hasta 25 personas pueden participar en conversaciones y hasta 150 personas pueden chatear.
- Skype: Muy similar al anterior en que hasta 25 personas pueden unirse a la videollamada de forma gratuita. Si desea llamar a alguien que no tiene una cuenta de Skype, tendrá que pagar.
- Volando alto: Ofrece funciones más avanzadas que antes, ya que permite que hasta mil participantes utilicen planes de pago, compartan pantallas y programen videoconferencias. Puede probarlo de forma gratuita después de registrarse.
- Vamos a quedar: La versión para principiantes tiene capacidad para 10 participantes, mientras que otros planes pueden conectar hasta 150 y 250 usuarios, según el plan elegido. La mayor ventaja de esto es que las conferencias se pueden grabar.
- Jesse: Este es un programa de código abierto y muy intuitivo de usar. Destaca la opción de sincronizar la vista de pantalla para ver su presentación. También tiene una función de chat lateral que le permite compartir archivos o enviar mensajes rápidamente.
finalmente:
Las reuniones virtuales no deben distinguirse en términos de profesionalismo y relevancia para la empresa o empresa. Por lo tanto, se deben hacer esfuerzos para que la comunicación sea efectiva y productiva para todos los participantes.
En este artículo, hemos visto algunas recomendaciones del pasado y de la época, así como una lista de las mejores herramientas de videoconferencia que pueden ayudarlo a adaptar su trabajo o carrera a los medios digitales.
¿Realizas a menudo videoconferencias con tus clientes, jefes o compañeros? ¿Qué otras herramientas conoces? ¿Nos recomendarías en estos momentos?
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