¡Implementamos DAM! ¿Dónde empiezo?

¡Felicidades! Tiene las aprobaciones y el presupuesto para la primera solución de administración de activos digitales (DAM) de su empresa y está listo para comenzar. ¿Ahora que? : ¿Donde debería empezar?

donde esta mi fortuna

Antes de que pueda decidir sobre un sistema DAM apropiado y la cantidad de almacenamiento que necesita, debe tener una idea completa de con qué está trabajando en términos de recuento de activos y tamaños de archivo. Activos de video de alta resolución que se almacenan en el DAM y pueden ocupar mucho espacio de almacenamiento. Nunca es demasiado pronto para empezar a desenterrar y recopilar los activos de su empresa.

Para obtener el máximo valor de su DAM, debe ser la única fuente de verdad para todos sus activos. No dejes piedra sin remover. Considere todos los tipos de archivos, incluidas imágenes, videos, documentos y archivos de origen. No asuma que todos sus activos están en las unidades compartidas de la empresa. Las unidades compartidas son un excelente lugar para comenzar, pero asegúrese de consultar también los sitios web de Sharepoint, solicite dispositivos de almacenamiento externo y averigüe si sus usuarios hicieron esto. tienen la costumbre de guardar cosas en sus discos duros. ¿Su empresa trabaja con agencias? Asegúrese de que le hayan proporcionado todos los archivos que están obligados a proporcionar por contrato.

indicadores adelantados

A medida que haya avanzado en la recopilación de todos sus activos, eche un vistazo a lo que ha recopilado y vea si puede comenzar a identificar algunos requisitos preliminares generales:

1. ¿Qué rango de tipos y tamaños de archivos necesita admitir su DAM?
2. Dada la cantidad, la profundidad y el historial de activos que ve, ¿debería ir todo al DAM desde el primer día, o tiene más sentido elegir una fecha límite y cargar todos los activos creados a partir de ese día en el DAM con retención? ¿Archivar existencias en una ubicación diferente? Recuerde que si mantiene los fondos de archivo en otro lugar, deben ser de acceso rápido y fácil para usuarios específicos. Por lo general, encontrará que algunos activos heredados que aún están aprobados para el uso actual no se encuentran dentro del alcance de lo que cargó en el DAM para uso introductorio. Estos activos deben cargarse en el DAM cuando los usuarios los soliciten.
3. ¿Generalmente genera múltiples representaciones para activos individuales? Por ejemplo, ¿no solo tiene la versión original, sino también una versión en miniatura, pequeña, mediana y grande?
4. ¿Necesitas tener en cuenta el control de versiones? Cuando subes una nueva versión de un recurso a tu DAM, ¿debes conservar todas las versiones anteriores para archivarlas y vincularlas a la versión actual? ¿Deben modificarse los cambios específicos entre versiones? ¿tenido en cuenta? rastreado?
5. ¿Existen requisitos legales o reglamentarios específicos relacionados con algunos o todos sus activos?

Véase doble o triple.

Otra tarea relacionada con los activos que debe abordar más temprano que tarde son los duplicados. Debido a que los activos están dispersos en múltiples ubicaciones, inevitablemente hay copias duplicadas de los mismos activos en múltiples ubicaciones. Todos pueden tener el mismo nombre de archivo, haciéndolos fácilmente identificables o no. A menudo puede ser necesario el ojo entrenado de su equipo creativo o expertos en contenido para identificar activos duplicados con diferentes nombres de archivo.

Cuanto antes empiece a identificar y eliminar duplicados a medida que recopila activos, mejor. Probablemente ya esté familiarizado con el principio de "basura que entra, basura que sale", y es algo que debe recordar al preparar los activos para cargarlos en su DAM. Claro, podrías tirar todo y limpiar más tarde, pero ¿lo harás? Y mientras tanto, ¿cuánta confusión está causando a sus usuarios finales, algunos de los cuales están expuestos a un DAM por primera vez? Eventualmente necesitará encontrar tiempo y recursos para corregir los duplicados, así que haga que sea una prioridad hacerlo antes de que esté listo para esa carga masiva de activos a su nuevo y brillante DAM. Podría ahorrarse tiempo al no duplicar el trabajo al inyectar metadatos en activos que probablemente se eliminen poco después de cargarlos en el DAM.

¿Quién conduce este tren DAM y quién lo acompaña?

Considere seriamente contratar a un bibliotecario DAM. Cuanto antes mejor. Puede ser reacio a gastar parte de su presupuesto DAM en un bibliotecario de tiempo completo, y sí, puedo ser un poco parcial en este punto, pero valdrá la pena. Si este es el primer DAM de su empresa, es particularmente importante tener un bibliotecario comprometido con el proyecto desde el inicio un DAM. Atrápalos lo antes posible. Esto le ahorra tiempo y dinero a largo plazo porque puede evitar que tome decisiones tempranas que es posible que deba gastar recursos para solucionarlas más adelante.

Como bibliotecario que ha ayudado a tres empresas a adoptar DAM, sé ​​muy bien lo que no se debe hacer y puedo evitar que tome decisiones de las que luego se arrepentirá y tomó algunas decisiones menos que óptimas, lo que significa que su bibliotecario podría pasar meses, si no años, después de entrar en el modo de "reparación" para controlar los daños y tratar de convencer a los usuarios de que pueden confiar en el sistema que no causó la mejor primera impresión.

Si su bibliotecario DAM es el conductor de su tren, sus partes interesadas son sus pasajeros VIP de primera clase. Identificarlos y obtener su compromiso con el proyecto debe hacerse lo antes posible. Esto les da tiempo para obtener las aprobaciones necesarias de sus ejecutivos y preparar sus horarios para el compromiso de tiempo. Al identificar a las partes interesadas, asegúrese de incluir personas de todos los departamentos de su organización que trabajarán directamente con el DAM. Cualquier grupo o departamento que incluya usuarios finales regulares del DAM debe estar representado y no olvide que TI y el departamento legal deben estar involucrados.

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Si bien desea asegurarse de tener una voz de cada área relevante del negocio, debe tener cuidado de no formar un grupo de partes interesadas demasiado grande, lo que podría dificultar las discusiones y generar problemas que conduzcan a un consenso dentro de su respectivo departamento representado y ser una voz para ellos en las reuniones, por lo que solo se requiere un actor por área. Defina claramente los parámetros del rol y sus expectativas para sus partes interesadas. Asegúrese de que entiendan el compromiso de tiempo involucrado y obtenga la seguridad de que están dispuestos y son capaces de comprometerse completamente durante la duración del trabajo. Involucrar a las partes interesadas puede mejorar o dificultar significativamente el progreso y el cronograma de su proyecto, así que establezca expectativas claras desde el principio.

Aunque su viaje DAM finalmente será gratificante, habrá altibajos en el camino. Dar estos primeros pasos concretos pondrá su viaje en el camino correcto y lo preparará para el éxito futuro.

Las opiniones expresadas en este artículo son las del autor invitado y no necesariamente las del personal de los autores de MarTech que se enumeran aquí.

Sobre el Autor

Rachel Edwards es una administradora de activos digitales experimentada apasionada por los metadatos, las taxonomías y el gobierno de datos y se ha especializado en poner orden en el caos de datos desde 2007.