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Metadatos DAM: por qué menos es más

Una plataforma de gestión de activos digitales (DAM) no pretende ser una bóveda o un agujero negro donde los activos entran pero nunca salen. Su DAM crea valor y eficiencia al permitirle encontrar fácilmente activos existentes para su reutilización.

Le ayuda a administrar los derechos de uso y las restricciones para evitar problemas normativos y legales al reutilizar activos. La piedra angular de este proceso son los metadatos.

En este artículo, aprenderá por qué debe evitar demasiados campos de metadatos y cómo puede optimizar la gestión de metadatos en su DAM.

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Nunca puedes tener suficiente de algo bueno, ¿verdad?

La definición más básica de metadatos es datos sobre datos. Esta es la información asignada a sus activos para describirlos. Alimentan sus resultados de búsqueda y filtros para que pueda encontrar exactamente el activo que necesita.

El sistema DAM que elija probablemente vendrá con un conjunto estándar de campos de metadatos listos para usar que cubren los conceptos básicos: título, descripción, tipo de archivo, etc. Y es posible que desee agregar campos personalizados adicionales adaptados a su industria, empresa y productos.

Cuando se trata de metadatos DAM, muchas organizaciones cometen el error de suponer que más siempre es mejor, especialmente cuando se usa un sistema DAM por primera vez. Si los metadatos son la piedra angular de su DAM, querrá tantos metadatos por activo como sea posible, ¿verdad?

Bueno, no necesariamente. También debe considerar la cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios para ingresar los metadatos. Si bien la automatización y la IA pueden ayudar con la entrada de metadatos, no pueden reemplazar por completo los ojos y el conocimiento humanos.

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Encuentra el equilibrio adecuado

La clave está en los metadatos correctos. Desea encontrar un equilibrio entre la utilidad y el valor de los metadatos y el tiempo y el esfuerzo necesarios para ingresarlos.

Un buen ejercicio para hacer con las partes interesadas es organizar la lista inicial de campos de metadatos que ha reunido, incluidos los campos preconfigurados y personalizados, en imprescindibles, agradables y no necesariamente necesarios o superfluos.

No tenga miedo de retroceder y cuestionar si realmente se necesita un área. Las preguntas clave a las que se debe volver con frecuencia en la discusión deben ser:

  • ¿Este campo contiene información para ayudar a mis usuarios finales a encontrar los activos que necesitan?
  • ¿El valor que proporciona este campo vale la pena el tiempo que lleva ingresar la información?
  • ¿Existe algún motivo legal, reglamentario u organizativo por el que la información de este campo deba asignarse a los activos?
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Para sus campos obligatorios, también debe especificar si el campo debe ser obligatorio. Esto significa que todos los activos en el DAM deben tener información ingresada en este campo para que se almacenen y estén disponibles para su uso.

Sea muy selectivo al configurar los campos según sea necesario. Cuantos más campos obligatorios haya, más tiempo y esfuerzo se requerirá para completar los metadatos por activo. Una buena medida de esto es determinar si los activos requieren etiquetas de relleno como "N/A", "Ninguno" u "Otro" en este campo porque es obligatorio y simplemente no hay términos específicos que se apliquen. Eso indicaría que el campo no es realmente un requisito universal.

¡Pero realmente necesitamos todos estos campos!

Si sus partes interesadas no se mueven y la lista de campos de metadatos que desean incluir en el DAM es más larga de lo que recomienda, es posible que primero deba elegir sus batallas. Confía en mí, funcionará.

En los primeros días de la represa, se puede ver que los blancos viven en áreas residenciales y emplean a la mayoría de los archivos. Por supuesto, con el tiempo evolucionará y algunos serán despedidos, abandonados en su totalidad o en parte a medida que las cosas se vuelvan más ocupadas y se desarrolle una rutina de metadatos más eficiente.

Sus usuarios descubrirán qué información es más valiosa en el momento asignado para la entrada y comenzarán a ajustar su entrada de metadatos en consecuencia. Entonces estás en la posición clave para especificar los metadatos. Volveremos a eso más tarde.

optimización del proceso

Al configurar sus campos de metadatos, tiene varias opciones. Hay varias formas de organizar y agrupar los campos, y hay varios formatos disponibles para estos campos.

Para el formato de campo, revise todas sus opciones y elija el tipo de campo que tenga más sentido para los datos que contiene. Use campos de fecha para fechas, campos numéricos con límite de caracteres apropiado para números, etc.

Intente minimizar los campos de texto libre tanto como sea posible y, en su lugar, utilice vocabularios controlados en campos desplegables y de selección múltiple. Esto elimina la posibilidad de errores ortográficos y elimina la confusión sobre diferentes términos utilizados en su organización para describir lo mismo.

Todos deben usar un término estandarizado en lugar de siglas o términos abreviados. Proporcionar un glosario para los campos de vocabulario controlado también puede ser muy útil para sus usuarios, tanto para los que ingresan metadatos como para los que buscan activos.

Agrupe sus campos de una manera que tenga sentido para los usuarios que ingresan los metadatos y haga que la entrada de metadatos sea lo más fácil y eficiente posible. Ubique los campos más utilizados en la parte superior de la página para minimizar el desplazamiento. Si tiene campos obligatorios, asegúrese de que sean fácilmente identificables.

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USE herramientas de IA y etiquetado automático siempre que pueda para fomentar la coherencia. Sin embargo, tenga en cuenta que estas herramientas deben ser monitoreadas. Deben estar configurados, capacitados y sometidos a un estricto control de calidad y actualizados continuamente. Habrá cambios y excepciones que confirmen los flujos de trabajo de etiquetado automático y se requieren ojos humanos para garantizar que se mantenga la precisión de sus metadatos.

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¡Pero todavía hay tantos campos!

La gestión de metadatos nunca está completa. A medida que cambian las necesidades y los procesos comerciales, siempre debe asegurarse de que sus metadatos se mantengan actualizados y relevantes. Los campos se agregan y eliminan, y las etiquetas de metadatos en los campos existentes deben agregarse, eliminarse o actualizarse.

Pero, ¿qué pasa con todos los campos que la empresa dijo que tendrían que abandonar? Una vez que su DAM esté funcionando y el ingreso de metadatos sea algo rutinario, estará en una excelente posición para revisar ese inventario de campo.

Utilice todas las herramientas de informes disponibles en su DAM para obtener una imagen completa de cómo se ingresan y utilizan sus metadatos. Genere informes para todos los campos de metadatos en su DAM y divídalos en partes manejables si es necesario para obtener el inventario completo de activos.

Informe sobre los principales términos de búsqueda y filtros desde la perspectiva del usuario final. Además, ¿qué términos de búsqueda ingresan los usuarios que no devuelven ningún resultado?

Si hay lagunas en los útiles informes disponibles, encuesta a tus usuarios, tanto a los colaboradores como a los usuarios finales. ¿Qué te frustra? ¿Qué comentarios tienen sobre los ajustes en los campos de metadatos y su diseño, o los filtros de búsqueda disponibles que les facilitarían la vida?

Cuando haya recopilado todos sus informes y comentarios, revise el historial y el estado actual de sus metadatos. Vea si puede detectar algunos temas o patrones:

  • ¿Hay campos en los que nunca o rara vez se ingresaron metadatos?
  • ¿Existen campos que podrían haberse usado consistentemente en los primeros días de su DAM pero que desde entonces han sido abandonados? ¿convertirse?
  • ¿Ve redundancias al ingresar ciertos metadatos en múltiples campos?

A medida que analiza los datos e identifica los campos a considerar para eliminarlos de su estructura de metadatos, este también es un buen momento para revisar las preguntas que se hizo a sí mismo y a las partes interesadas cuando comenzó a definir la estructura:

  • ¿Este campo contiene información para ayudar a mis usuarios finales a encontrar los activos que necesitan?
  • ¿El valor que proporciona este campo vale la pena el tiempo que lleva ingresar la información?
  • ¿Existe algún motivo legal, reglamentario u organizativo por el que la información de este campo deba asignarse a los activos?
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Utilice los datos recopilados para proponer a sus partes interesadas cómo optimizar su estructura de metadatos para que sea más eficiente y eficaz. Ahora que tiene comentarios de los usuarios, números e información histórica, debería ser más fácil obtener su aprobación.

Y recuerda que las actualizaciones útiles no se limitan a eliminar universidades. Las columnas o el orden dentro de la columna pueden hacer que un campo sea más destacado y más fácil de ver, lo que aumenta la probabilidad de que se utilice.

Cuanto menos desplazamiento se requiera para ver la columna, más probable es que se utilice. Los campos se pueden renombrar si la descripción no es clara. Es posible que los usuarios no ingresen metadatos en un campo en particular simplemente porque no saben exactamente lo que quieren. Se espera que entremos allí.

En algunos casos, se puede cambiar el formato de un campo. Por ejemplo, ¿sería posible convertir un campo de texto libre específico en un menú desplegable para ahorrar tiempo y aumentar la precisión de los datos?

Eliminar campos que se han considerado irrelevantes puede causar problemas. Esta es la mejor inversión por su dinero en términos de eficiencia, pero recuerde que la utilidad, la precisión y la integridad de sus metadatos son sus objetivos principales.

Algunos campos no utilizados pueden contener información histórica que debe conservar por motivos legales, por lo que no desea eliminarlos por completo. En estos casos, puede ocultar los campos de la vista actual y aún tenerlos disponibles para informar o restaurar sus metadatos para completar el formulario a pedido.

Al igual que con la mayoría de las áreas de su DAM, mantener y mejorar su estructura de metadatos es un proceso continuo. Como aspecto crítico de DAM, los metadatos requieren una atención regular para garantizar la precisión y la relevancia.

Los informes y los comentarios de los usuarios son factores esenciales cuando se trabaja con la empresa y las partes interesadas para mantener el equilibrio entre la eficiencia y el valor. Con el cuidado y la atención adecuados, los metadatos garantizan que sus activos salgan de su DAM con la misma fluidez con la que entran.

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Las opiniones expresadas en este artículo son las del autor invitado y no necesariamente las de Aprendermarketing. Los autores del personal se enumeran aquí.

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