Una guía de 5 pasos para desmantelar las herramientas de martech sin interrumpir las operaciones

La revisión regular de su pila de Aprendermarketing debe ser parte del proceso de su organización. Durante una auditoría, es probable que identifique un puñado de herramientas que pueden ser desmanteladas por varios motivos.

Tal vez su empresa haya pasado por una fusión o adquisición y tenga herramientas duplicadas que realicen la misma función. Otras herramientas en su pila pueden tener funcionalidad adicional, haciendo que una herramienta sea redundante. O la herramienta simplemente no se usa lo suficiente como para justificar el costo.

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Cualquiera que sea el motivo, identificar las herramientas que se pueden retirar es una parte crucial de una auditoría de martech. Pero, ¿qué sucede después de tomar esa decisión? ¿Cómo retira una herramienta sin causar disturbios entre los usuarios o interrumpir las automatizaciones?

El desmantelamiento del software de Martech requiere un proceso de planificación exhaustivo y una ejecución limpia. Aquí hay cinco pasos que debe seguir.

Paso 1: identificar integraciones de sistemas y dependencias de procesos

Para evitar la interrupción de sus operaciones, es importante determinar qué otros sistemas y procesos dependen de la herramienta que planea retirar. Si trabaja para una organización grande y la herramienta ha estado en uso durante muchos años, parece que esto puede ser más difícil. Si su organización no ha sido exhaustiva con la documentación, es posible que otros sistemas estén utilizando llamadas API o exportaciones de datos desde la herramienta sin que usted se dé cuenta.

Aún más difícil que identificar integraciones sistémicas es especificar procesos manuales que existen fuera de la herramienta, pero que dependen de ella. Por ejemplo, se envía un informe desde la herramienta que otro equipo copia/pega manualmente en otro sistema. Estos tipos de soluciones manuales son más comunes de lo que piensa.

Hable con todas las personas de la organización que tengan conexión con la herramienta. Si es posible, encuentre a las personas que participaron en la implementación inicial de la herramienta. Es posible que tenga el conocimiento institucional que necesita para comprender el impacto posterior del retiro de la herramienta. f Ully.

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Paso 2: evaluar las necesidades de migración de datos

Es posible que deba considerar una migración de datos significativa como parte del proceso de retiro. Las industrias fuertemente reguladas, como los servicios financieros o la atención médica, tienen períodos obligatorios de retención de datos (¡a veces hasta siete años!).

Documente qué datos deben migrarse y determine dónde deben ir esos datos. Si se está mudando de una plataforma similar a otra, como un sistema de automatización de marketing, puede migrar datos de su herramienta anterior a la nueva. Pregunte Cuéntele a su nuevo proveedor cómo otros clientes han manejado sus necesidades de migración de datos. Es posible que puedan ofrecer servicios profesionales o remitir a su equipo de TI a la documentación sólida de mejores prácticas que han visto de otros clientes.

Pero, ¿qué sucede cuando retira una herramienta y no la reemplaza? ¿Adónde deben ir estos datos? Trabaje con sus socios de TI para diseñar un plan. Los datos se pueden almacenar en un sitio de SharePoint o en una nueva base de datos. La mejor solución considerará qué tan accesibles deben ser estos datos y quién necesita acceder a ellos.

Si solo se necesita acceder a los datos con poca frecuencia, puede ser suficiente almacenarlos en una base de datos que alguien del equipo técnico pueda extraer una vez cada luna azul. Sin embargo, si esto es necesario para usuarios no técnicos, como personal de marketing o ventas que necesitan acceder a los datos históricos de forma regular, entonces necesita una solución más fácil de usar.

Paso 3: Identifique el momento adecuado para jubilarse y cree un plan de proyecto

Una vez que haya evaluado su pila de Aprendermarketing, debe determinar el momento adecuado para retirar la herramienta. Esto puede basarse en varios factores, como el final de un contrato, la finalización de un proyecto o el final de un año fiscal. Cualquiera que sea la razón, asegúrese de que el tiempo no interfiera con su operación.

Una vez que haya establecido su fecha de jubilación objetivo, es hora de crear su plan de proyecto. Mientras hace esto, considere los sistemas posteriores que se verán afectados y los requisitos de migración de datos de los Pasos 1 y 2. Debe tener toda la información que necesita para crear un plan de proyecto de trabajo hacia atrás desde su fecha de retiro objetivo.

¿Qué sucede si el trabajo del proyecto sobre el desacoplamiento de sistemas o la migración de datos lo retrasa más allá de la fecha prevista? Si su fecha objetivo se basó en un contrato, negocie con el proveedor para ver si puede extender el contrato mes a mes para darle el tiempo que necesita para implementar completamente su plan, en lugar de depender de una extensión de un año.

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Paso 4: Desarrollar un plan de comunicación

Al desmantelar una herramienta de martech, la comunicación es clave. Identifique a cualquier persona que deba participar, p. B. empleados, socios de agencias y, a veces, clientes externos. Notifíquelos a tiempo y haga transparentes las razones para dar de baja la herramienta. Por lo tanto, comunique su plan de migración, transfiera datos a una nueva herramienta y qué soporte estará disponible durante la transición.

Si está retirando una herramienta y reemplazándola por otra, centre su comunicación en los beneficios que ofrece la nueva herramienta. Comparta el cronograma de capacitación para que los usuarios sepan que tienen apoyo para ayudarlos a aprender la nueva herramienta.

Intente superponer las herramientas durante un período de tiempo para que los usuarios obtengan un aterrizaje suave en el que puedan comenzar a aprender la nueva herramienta sin dejar de tener la seguridad de hacer las cosas de la manera anterior, cuando tienen un plazo ajustado y están luchando con una nueva herramienta.

Si está retirando una herramienta que no será reemplazada, hable con los usuarios para comprender las características y la funcionalidad de las que dependen y trabaje para crear un plan que se centre en cómo satisfacer esas necesidades que se pueden cumplir con otras herramientas o procesos.

Una vez que haya migrado sus datos de su antigua herramienta y capacitado a sus empleados para usar una nueva herramienta, es hora de retirarse. El tiempo después de que la herramienta ha sido desmantelada es crucial para la comunicación. Asegúrese de compartir las "ganancias" de la jubilación con las partes interesadas.

¿Cuál es la tasa de aceptación de los usuarios para la nueva herramienta? ¿Qué ganancias de ventas o comentarios positivos sobre la experiencia del cliente ha oído acerca de la nueva herramienta? ¿Cuántos días han pasado desde que se descontinuó la herramienta sin encontrar ningún error o interrupción del servicio? Nuevo ¿Se han realizado inversiones con los ahorros de costes derivados del desmantelamiento de la herramienta?

Todas estas son preguntas clave que pueden servir como punto de partida para recordar a las partes interesadas por qué se suspendió la herramienta en primer lugar.

Los estudios han demostrado que las organizaciones de marketing Utilice hasta 91 servicios de Marketing Cloudy la abundancia de herramientas puede obstaculizar la productividad. Para muchos especialistas en marketing, "menos es más" puede ser el arma secreta de un equipo al retirar herramientas duplicadas o infrautilizadas.

Cuando se hace bien y con un plan sólido, la eliminación de soluciones da como resultado una pila Aprendermarketing más eficiente, económica y eficiente.

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Las opiniones expresadas en este artículo son las del autor invitado y no necesariamente las de Aprendermarketing. Los autores del personal se enumeran aquí.